«Совершенствование системы делопроизводства на базе современных информационных технологий (на примере ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково)»

Поэтому, на любом предприятии, ведущем активную работу с различными документами, задачи систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, зафиксированных в документах, всегда является актуальной.

Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого масштаба деятельности играют современные системы электронного документооборота, а также использование современных информационных технологий в делопроизводстве.

По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени.

Следует отметить, что потоки документооборота чрезвычайно разнообразны по источникам и формам его представления. Но их можно условно классифицировать по форме создания и хранения: на электронные документы и бумажные.

В настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде. Причём электронные документы хранятся как в структурированном виде – в базах данных, так и в неструктурированном. Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске.

Надо отметить, что среди всех форм документооборота, наиболее традиционной, мало использующей современной информационной технологии, - является сфера делопроизводства. Если в таких сферах документооборота как бухгалтерский документооборот, коммерческий и другие виды документооборота предприятия стараются использовать современные информационные технологии, автоматизированные информационные системы, то в сфере делопроизводства большинство документов традиционно создаётся и хранится в форме бумажных документов. Если же документы создаются и хранятся в электронной форме, то не используется их структуризация на основе автоматизированных информационных систем.

Но надо отметить, что соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы создания и хранения документов.

По данным Delphi Consulting Group, объем электронного документооборота удваивается каждые 3 года. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.

Но, при анализе перспектив развития электронного документооборота необходимо учитывать изменение менталитета руководства предприятий. Переход на электронный документооборот полностью связан с этапами формирования информационного общества. А формирование информационного общества – это не только всё большее использование информационных технологий в управлении, но и изменение сознания человека. Когда будет сформировано в полной мере сознание человека информационного общества в полной мере, можно будет и говорить о полной замене бумажной формы документа на электронную форму.

Пока же можно только говорить о постепенном вытеснении бумажного документа электронным.

Под термином «электронный документ» обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (составной документ) и др.

В настоящее время в большинстве российских предприятий документооборот в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. Причем, несмотря на наличие электронных документов, они хранятся неупорядоченно, не используются информационные системы электронного документооборота. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании на предприятии электронной формы создания и хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Решение проблемы автоматизации делопроизводства, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Таким образом, насущная необходимость использования современных информационных технологий в делопроизводстве с целью его совершенствования и определяет актуальность данной темы.

Степень изученности темы. Вопросам использования современных информационных технологий в документообороте и делопроизводстве посвящено большое количество работ и статей в настоящее время. Во ВНИИДАД прошёл ряд международных конференций, посвящённых документации в информационном обществе. На конференциях были рассмотрены основные перспективы развития документационного обеспечения управления в информационном обществе, основные международные и национальные стандарты в документационном обеспечении управления, а также использование и внедрение систем электронного документооборота на этапах формирования информационного общества.

Рассмотрим ряд статей и работ за последние годы, посвящённых данным вопросам.

Ларин М.В. в работе «Управление документацией в организациях (проблемы истории, методологии)» решает научную проблему управления документацией на основе новых информационных технологий в организациях различного типа.

В статье Бобылёвой М.П. «На пути к информационному менеджменту» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота.

Преимущество компьютерных технологий перед традиционными рассматривается в статьях и книгах Кузнецова С.Л. Приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной информационной системы.

В издании «Документооборот и Делопроизводство» многие авторы уделяют большое внимание основным технологиям автоматизации документооборота и его развитию.

Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивает статья Колесова А. В. «Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота».

Вопросы правового регулирования документооборота, несовершенство правовой базы рассматривается в статье Акопянца А. «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации». Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

Актуальная для России тема применения электронной цифровой подписи в автоматизированном документообороте нашла отражение в статьях Ермолаевой Н. «Настоящее и будущее электронного документооборота», Шахвердова В. «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота», Афанасьева Г. «Электронная цифровая подпись: история только начинается».

Авторы статей описывают эффективность использования электронной цифровой подписи, возможные пути ее применения в системе автоматизации документооборота, особенности применения ее на российском рынке, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.

Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях Баласаняна В. «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией»., Пашкова Д.В. «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота»., Шеяна Н. «Электронное развитие документооборота». В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.

В настоящее время рынок систем электронного управления документами весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи Гореткина Е. «Что спасет от информационного хаоса», Ермолаевой Н. «Настоящее и будущее электронного документооборота», Санкиной Л.В. «Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса».

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также в них даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.

Методологическая база дипломной работы. Кроме вышеперечисленных работ при подготовке дипломной работы рассматривались работы по информационным технологиям и системам управления базами данных, таких авторов, как: Вейскас Дж., Горева А.С., Избочкова Ю.В., Коноплёвой И.А., Хохловой О.А., Денисова А.В., Острейковского А.В., Якубайтиса Э.А.

Также были рассмотрены основные законы, регламентирующие использование современных информационных технологий в документообороте и делопроизводстве.

В 60-80-е годы создаются классификаторы для обработки документов средствами вычислительной техники, разрабатываются автоматизированные системы управления. Всё это приводит к развитию единой централизованной системы делопроизводства к концу 80-х годов в СССР. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время, что показывает их методическую эффективность в целом.

Но, количество документируемой информации постоянно растет. При этом традиционные методы работы с документами на бумажном носителе не всегда дают качественный результат. Развитие новых информационных технологий приводит к тому, что с одной стороны происходит внедрение автоматизированных систем работы с документами, но наряду с ними большое количество документов, как в государственных организациях, таки и негосударственных организациях обрабатываются вручную. Это приводит к двум параллельным видам документооборота в организациях.

Основным нормативно-правовым актом, регламентирующим документационные процессы – это «Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ/РГ от 15.08.2006. В нем закреплены основные понятия в области регламентации организации работы с документами и порядок документирования информации; определены обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов, порядок пользования информационными ресурсами.

Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи», устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Основным нормативно-методическим документом, регламентирующим документационные процессы в государственных и негосударственных организациях, является Государственная система документационного обеспечения управления (далее ГСДОУ), принятая в 1991 году. ГСДОУ содержит основные вопросы организации работы с документами, но сегодня происходят изменения, которые не находят отражения в этом документе. Это документ, в котором отражены все аспекты документационного обеспечения управления. Но ГСДОУ уже не отвечает потребностям новых информационных технологий в работе с документами. ГСДОУ носит рекомендательный характер, что позволяет устанавливать свои правила документирования и организации работы с документами.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года был введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1994 г., который был отменен с 1 июля 2003г. В новом законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. В этом Федеральном законе на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо.

Для большинства крупных коммерческих организаций с большим по объёму документооборотом наиболее эффективен переход на электронные формы создания документов, а также внедрение автоматизированных систем делопроизводства и документооборота.

С одной стороны, автоматизированные информационные системы делопроизводства и документооборота позволяют упростить процесс делопроизводства для организаций, сделать его более оперативным по времени, сэкономить площади, обеспечить лучшую сохранность документов и более простой информационно-справочную работу с ними.

С другой стороны, при этом переходе идёт процесс потери унификации в системе делопроизводства организаций. Поэтому, в связи с внедрением информационных технологий в делопроизводство, актуальной проблемой становится разработка и контроль над этим процессом со стороны государства, которое должно разработать нормативные акты, регулирующие процесс компьютерного делопроизводства, а также создать методические рекомендации по внедрению унификации компьютерных информационных технологий в делопроизводстве коммерческих организаций.

Объект исследования – ООО «Гипер Глобус».

Предмет исследования - система делопроизводства в ООО «ГиперГлобус».

Цель дипломной работы – разработка рекомендаций по совершенствованию системы делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково.

Для достижения поставленной цели ставятся следующие задачи:

• проанализировать нормативно-правовую базу, регламентирующую использование современных информационных технологий в документообороте и делопроизводстве;

• рассмотреть организационные, технические средства современных информационных технологий, используемых в делопроизводстве;

• рассмотреть прикладное офисное программное обеспечение, используемое на рабочем месте сотрудников для решения задач делопроизводства;

• проанализировать методы создания электронных документов;

• рассмотреть системы автоматизации делопроизводства;

• провести анализ системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково;

• разработать рекомендации по совершенствованию системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково на основе использования современных информационных технологий.

Методы исследования: аналитический, метод системного анализа, метод классификации.

По структуре дипломная работа состоит из введения, двух глав, списка литературы, заключения.

В первой главе проводится обзор современных информационных технологий в делопроизводстве.

Во второй главе проводится анализ системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус», формулируются требования к системе управления электронными документами.

В третьей главе разрабатываются основные направления совершенствования системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус» на основе внедрения системы управления электронным документооборотом.