«Системы электронного делопроизводства»

Но с течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И ес-ли когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь стало актуальным организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Цель данной курсовой работы раскрыть понятие систем электронного документообо-рота и выявить наиболее эффективную из них, а также рассмотреть принцип работы системы «Дело» в ООО «Атлант-М Балтика».

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную под-держку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы ма-кулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возника-ющих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормо-зить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовало внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансо-вого и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем авто-матизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение доку-ментов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Реализация цели курсовой работы подразумевает решение следующих задач:

1. Раскрыть понятие системы электронного документооборота в целом.

2. Выяснить преимущества электронного документооборота над бумажным.

3. Сравнить наиболее известные системы электронного документооборота на Российском рынке.

4. Выявить наиболее эффективную СЭД.

5. Использование системы «Дело» в ООО «Атлант-М Балтика».

В курсовой работе рассмотрен ряд электронных систем позволяющих вести докумен-тооборот организации.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому от-носятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умею-щие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным доку-ментооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их пе-ремещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

Важнейшими характеристиками систем автоматизации делопроизводства являются :

• программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск докумен-тов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

• поддержка распределенной обработки информации;

• возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; макси-мальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

• открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

• типы документов, с которыми работает система (форматы документов; под-держка работы с составными документами и несколькими версиями документа);

• связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть создан при исполнении предыдущего документа); совместное использование электрон-ных и обычных (бумажных) документов;

• коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) до-кументами;

• возможность работы без жесткой фиксации маршрутов;

• средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

• возможности контроля за прохождением документов;

• способ оповещения должностных лиц;

• особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локали-зованного (русифицированного) интерфейса;

• средства регламентации доступа и криптозащиты;

• средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

• ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота;

• возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой инфор-мации;

• организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

• экономия средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

1.2. Проблемы, возникающие при работе с бумажными документами

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедре-ние компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и тре-бования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управле-ния. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и опти-мизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

В век новейших информационных технологий традиционная схема управления до-кументооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы.