Курсовая работа
«Организация документооборота»
- 39 страниц
Введение….3
1 Теоретические основы организации документооборота….5
1.1 Понятие и развитие документооборота и объема документооборота….5
1.2 Методы учета и анализа документооборота….9
2 Организация документооборота.17
2.1 Организация работы с документами.17
2.2 Этапы документооборота.20
3 Пути сокращения объемов документооборота на предприятии ООО «Апшеронская лесопромышленная компания (АЛК)».24
3.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия.24
3.2 Определение путей сокращения документооборота.30
Заключение.36
Актуальность. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост документации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов.
На основании вышеизложенн
Организация документооборота
2.1 Организация работы с документами
Все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в орга-низации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу предприятия.
Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. В общем массиве документов организации прослеживаются обособленно три группы: внутренние, предназначенные для решения внутренних проблем и задач предприятия, исходящие, создаваемые для передачи информации, и входящие, получаемые от сторонних организации и частных лиц [4].
Для каждой группы документов характерны определенные виды работ (операции), исполнение которых обязательно. Последовательность выполнения операций обеспечивает всестороннее рассмотрение, согласо-вание, утверждение, подписание документа. Нарушение этого процесса может не только лишить документ юридической силы, но и привести к сбою производства, нанести экономический ущерб и т.д.
От четкой организации документационного процесса зависит опе-ративность работы. Задержка исполнения документов может сделать ин-формацию неактуальной, а значит бесполезной.
Хорошая организация ДОУ дисциплинирует не только работника, но и руководителей, так как исполнение документа напрямую связано с исполнительской дисциплиной как непосредственного исполнителя – конкретного работника, - так и руководителя. Необоснованная задержка документа руководителем ставит в сложное зависимое положение испол-нителя и задерживает окончание работы.
Основные виды работ можно представить следующим образом (табл. 1).
Таблица 1 – Основные виды работ
Документирование
Операции
делопроизводства Внутренние документы Исходящие документы Входящие документы
Составление проекта документа обязательно обязательно не используется
Согласование проекта документа со специалистами возможно возможно не используется
Печать и проверка правильности оформ-ления документа обязательно обязательно не используется
Подписание, утвер-ждение документа руководителем обязательно обязательно не используется
Целью работы явилось изучение теоретических основ организации документооборота и организации документооборота с дальнейшим определением основных путей сокращения его объемов на примере предприятия.
В ходе написания данной работы, нами были составлены следующие основные выводы:
― документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
― существуют различные методы учета и анализа документооборота. Особенность оценки состояния документооборота на предприятии заключается в следующем: анкетный опрос работников (даже с учетом балльной оценки) не дает целостного представления о не налаженных связях в движении документов между отделами, в то время как путем составления итоговой организационной структуры по предлагаемой нами методике наглядно видны «проблемные» участки; балльная оценка «прямых» и «обратных» связей при составлении карточки-анкеты определяется не передающими документы подразделениями, а получающими их. Кроме того, целесообразно проводить на предприятии рейтинговую оценку эффективности документооборота подразделений.
― организация работы с документами или управление документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.
― существует три основных этапа документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством (резолюция) и работа с исходящими документами.
На основании полученных выводов, нами были определены основные пути сокращения объема документооборота.
1. Сокращению объемов документооборота содействует использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации.
2. Для упреждения письменных обращений и жалоб сотрудников можно использовать бездокументное решение вопросов – генеральным директором и его заместителями установлены специальные часы приема по различным вопросам, ведется учет в журналах регистрации приема.
3. Еще одним направлением является унификация и стандартизация документов, то есть установление единообразия состава и форм управленческих документов. Таким образом, исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления и состав документов может быть сокращен.
4. Для совершенствования технологи
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
2. Андрющенко А. Документооборот: точка отсчета // Московский бухгалтер. – 2005. - № 5.
3. Баласанян В. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления. // Финансовая газета. – 2005. - № 6.
4. Головач А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 2005.
5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т. В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др. – М.: Экономика, 2009.
6. Кашепов В.П., Тиновицкая И.Д., Филатова Л.В., Шелютто Н.В. Организация делопроизводства, приема граждан и работы с письмами и жалобами. Учебник. – М., 2008.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М.: ИНФРА-М, 2007.
8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – Киев: Знання, 2005.
9. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 2008.
10. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие. – М.: Финстатинформ, 2007.
11. Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М., 2006.
12. Стенюков М. В. Д
В приложении отчетность и положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете
| Тема: | «Организация документооборота» | |
| Раздел: | Делопроизводство | |
| Тип: | Курсовая работа | |
| Страниц: | 39 | |
| Цена: | 300 руб. |
Закажите авторскую работу по вашему заданию.
- Цены ниже рыночных
- Удобный личный кабинет
- Необходимый уровень антиплагиата
- Прямое общение с исполнителем вашей работы
- Бесплатные доработки и консультации
- Минимальные сроки выполнения
Мы уже помогли 24535 студентам
Средний балл наших работ
- 4.89 из 5
написания вашей работы
682 автора
помогают студентам
23 задания
за последние сутки
10 минут
среднее время отклика
Дипломная работа
«Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»»Дипломная работа
«Организация документационного обеспечения управления и пути его совершенствования в министерстве земельных и имущественных отношений республики башкортостан»Дипломная работа
«Организация документационного обеспечения управления в средствах массовой коммуникации»Дипломная работа
«Особенности организации электронного документооборота на примере министерства внутренних дел российской федерации»Дипломная работа
«Роль службы документационного обеспечения управления в рациональной организации информационно-документационного обеспечения управления на примере публичного акционерного общества «башинформсвязь»»