«Документационное обеспечение управления»

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами .

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы формирования, оформления и хранения дел в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют:

Государственная система документационного обеспечения управления . Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования . Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело». Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности . Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» . Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента М.В. Стенюкова, Н.В. Басакина и др. В издании “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда . Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов» ; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности» , В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень». Эту тему продолжают Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел» , Е.М. Емышева «Методика составления номенклатуры дел» . В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню .

В статье М.П. Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)» и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы администрации сельского поселения Шаймуратовский сельсовет муниципального района Кармаскалинский район Республики Башкортостан»:

- устав администрации;

- должностные инструкции работников администрации;

- распоряжения главы администрации сельского поселения Шаймуратовский сельсовет муниципального района Кармаскалинский район Республики Башкортостан и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения.

В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе рассматриваются теоретические основы документационного обеспечения управления.

Во второй главе подробно дается характеристика и анализ работы по формированию, оформлению и хранения дел в администрации сельского поселения Шаймуратовский сельсовет муниципального района Кармаскалинский район Республики Башкортостан. В третьей главе рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения администрации сельского поселения Шаймуратовский сельсовет муниципального района Кармаскалинский район Республики Башкортостан. В заключении подводятся итоги выпускной квалификационной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования, оформления и хранения дел в органах местного самоуправления.

В связи с поставленной целью, в работе решались следующие задачи:

- изучить законодательное нормативное регулирование формирования, оформления и хранения дел;

- изучить методологические аспекты формирования, оформления и хранения дел;

- проанализировать порядок формирования, оформления и хранения дел в органах местного самоуправления.

Предмет исследования: порядок формирования, оформления и хранения дел в органах местного самоуправления.

Объект исследования: администрация сельского поселения Шаймуратовский сельсовет муниципального района Кармаскалинский район Республики Башкортостан

Однако важнейшей является статья 11, устанавливающая единообразие постановки делопроизводства в государственных организациях. Статья 11 гласит: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Таким образом, постановка делопроизводства (понятие делопроизводства включает как составление и оформление документов – процесс документирования, так и работу с ними) не может противоречить (то есть должно быть аналогичной) постановке делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Так Правительством Российской Федерации принято постановление от 15 июня 2009 года № 477 утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Также Россархивом 23 декабря 2009 года разработаны методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Особое внимание уделяется государством сохранности документов. Прежде всего это федеральный закон от 1 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав.

Любому составляющему или оформляющему документу нужен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем описан порядок оформления каждогореквизита – составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

При составлении документов может потребоваться и ГОСТ 5114- 98 «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения». Как видно из названия стандарта, из него можно взять определения основных понятий в области делопроизводства и архивного дела.

При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914 -72 «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования».

Дополняют инструкцию по делопроизводству «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Россархива от 6 февраля 2002 года. В них условно можно выделить две части. В одной рассматривается вопросы организации делопроизводства: номенклатура дел, порядок формирования дел в организации, требования к оформлению при подготовки к их сдачи в архив, составление и оформление описей дел, организация и проведение экспертизы ценности документов.

В другой части правил освещается методика работы с документами в архиве организации: их учет, ведение научно-справочного аппарата к документам архива, порядок подготовки и передачи документов на постоянное хранение .

Таким образом, работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня вплотную связана с законодательным, нормативно-методическим регулированием. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

1.2. Номенклатура дел

Делопроизводство в органе местного самоуправления ведется в соответствии с номенклатурой дел. Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах .

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры организации;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

1. Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76

3. Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).

Тексты вышеуказанных документов полностью содержатся в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

1) типовая номенклатура дел;

2) примерная номенклатура дел;

3) индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

- в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

- в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

1. уставом или положением об организации,

2. положениями о структурных подразделениях,

3. штатным расписанием,

4. номенклатурой дел организации за прошлый год,

5. описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

6. регистрационными формами,

7. ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

8. типовыми и примерными номенклатурами дел.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

1. номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;

2. формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения ("Приказы генерального директора по производственным вопросам", "Документы к протоколам заседания совета директоров (проекты решений, справки, обзоры, планы и др.)");

3. дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения .

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством юридического лица она становится нормативным документом для всех должностных лиц данной организации. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

Дополнительная информация:

1. форма номенклатуры дел организации;

2. форма номенклатуры дел структурного подразделения;

3. форма итоговой записи к номенклатуре дел организации;

4. составление заголовков дел;

5. установление сроков хранения дел;

6. организация хранения документов;

7. формирование дел;

8. экспертная комиссия .