«Документирование информационно-аналитической деятельности в органах государственной власти»

Информация является полноценным ресурсом, важным элементом со-циальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективно-сти управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствова-нию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Документационное обеспечение является важнейшей неотъемлемой частью системы процедур и механизмов реализации полномочий органов го-сударственной власти Российской Федерации, правовой технологией госу-дарственного управления.

Документирование управленческой деятельности охватывает все про-цессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носите-лях по установленным правилам .

Различным аспектам принятия управленческих решений посвящено ог-ромное количество научных и учебных изданий. Однако вопросы информа-ционно-аналитического сопровождения этого процесса пока остаются мало-исследованными. Возможно, что это связано прежде всего с тем, что до недавнего времени в нашей стране имели место такие системы управления (от управления организациями до государственного управления), в которых использовались преимущественно административно-принудительные мето-ды. Эти системы меньше, чем в настоящее время, нуждались в обратной свя-зи и не требовали всесторонней информационной поддержки управленческих решений.

В последние годы активно применяются методы управления, более адекватные демократическому и гражданскому обществу. Это вызывает по-требность в разработке инновационных методов поддержки, принятия и реа-лизации управленческих решений, а также неадминистративных методов воздействия и различных форм работы с общественным сознанием. Эти ме-тоды базируются на современных информационных, аналитических и ком-муникационных технологиях, которые становятся важнейшим фактором оп-тимизации управления. Применение таких технологий позволяет отслеживать и ранжировать текущие события по их значимости с целью вы-явления вероятной степени воздействия на будущее, оперативно и точно реа-гировать на динамику протекающих в обществе процессов, оказывать необ-ходимое воздействие на эти процессы, проводить многовариантный прогноз возможного влияния принимаемых решений на развитие ситуации в рамках конкретного социума.

Управление Федеральной службы Российской Федерации по Республи-ке Башкортостан (далее – Управление) представляет собой территориальный орган Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков, входит в систему органов исполнительной власти и обладает широким перечнем функций и полномочий. Функциональная специфика Управления обуславливает наличие специальных систем документации. В то же время в Управлении, как и в любой другой организации, реализующей управленческие процессы через систему внешних и внутренних коммуника-ций, функционируют и общие системы документации, обеспечивающие управляемость всей структурой организации, эффективное взаимодействие ее элементов между собой и с внешней средой, координацию и контроль дея-тельности.

Информационно-аналитическая деятельность – важнейшая составляю-щая оперативно-служебной деятельности Управления. Полученная информа-ция используется в оперативно-служебной деятельности и направлена, в пер-вую очередь, на выработку и принятие управленческих решений в сфере противодействия распространению наркотизации населения.

В долгосрочной перспективе Государственная антинаркотическая по-литика Республики Башкортостан, включая муниципальный уровень, реали-зуется посредством обоснования, подготовки и выполнения мероприятий, предусмотренных программами по противодействию злоупотреблению нар-котиками и их незаконному обороту.

Краткосрочное влияние на принятие своевременных решений по на-правлению усилий на противодействие распространению наркомании осуще-ствляется путем издания приказов, распоряжений, подготовкой информаци-онных писем, систематизацией всего аспекта информационно-аналитической информации, других необходимых документов, фиксация которых осуществ-ляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации .

Актуальность данной работы вызвана тем, что в Республике Башкорто-стан, как и в целом по России, сохраняются негативные тенденции в сфере незаконного оборота и потребления в немедицинских целях наркотических средств, психотропных и сильнодействующих веществ, что представляет уг-розу здоровью населения, экономике, правопорядку и национальной безо-пасности республики. Отсутствие целостной, научно обоснованной системы противодействия злоупотреблению наркотиками и их незаконному обороту, условия современного экономического кризиса и наличие в государстве про-блем социального характера не позволяют адекватно противостоять данным негативным явлениям. Распространение опыта организации работы по обоб-щению и документированию информационно-аналитической деятельности органов наркоконтроля Республики Башкортостан, в первую очередь резуль-татов ситемного регулярного мониторинга наркоситуации, пока не имеет широкого распространения в большинстве субъектов Российской Федерации.

Мониторинг наркоситуации является комплексным явлением, затраги-вающим различные отрасли знаний. На данный момент в России не сущест-вует единого устоявшегося подхода к его проведению, но многие исследова-тели уже сделали существенный шаг в данном направлении .

Объектом настоящего исследования является совокупность информа-ционно-аналитической документации органов исполнительной власти.

Предметом изучения являются документы, отражающие информаци-онно-аналитический спектр деятельности Управления Федеральной службы Российской Федерации по Республике Башкортостан.

Целью данной работы является исследование состояния документаци-онного и информационно-аналитического обеспечения управления органов государственной власти, необходимости его совершенствования и практиче-ского использования имеющегося опыта (на примере Управления Федераль-ной службы Российской Федерации по Республике Башкортостан).

С учетом поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

1. проведение анализа нормативно-правового сопровождения и направ-ления потоков информационно-аналитической информации в деятельности органов наркоконтроля;

2. изучение системы организации документационного обеспечения деятельности Управления Федеральной службы Российской Федерации по Республике Башкортостан;

3. разработка комплекса мер по совершенствованию порядка докумен-тирования и практического использования результатов информационно-аналитической деятельности.

Данное исследование реализовано на примере документирования ин-формационно-аналитической деятельности Управления ФСКН России по Республике Башкортостан.

Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, библиографическо-го списка и приложений.

Во введении обосновывается актуальность темы, определяются объект, предмет, цель и задачи исследования.

В первой главе «Нормативно-правовое обеспечение деятельности Управления ФСКН Российской Федерации по Республике Башкортостан» излагаются результаты исследования вопросов организации документацион-ного обеспечения деятельности Управления ФСКН России по Республике Башкортостан. Рассматривается порядок информационно-аналитического обеспечения.

Во второй главе «Технология документирования и оценка объемов до-кументооборота в Управлении Федеральной службы Российской Федерации по Республике Башкортостан» излагаются результаты исследования вопросов организации работы по приему на службу, обработке, распределению и реги-страции документов в деятельности органов наркоконтроля, приводится оценка общего объема документооборота. Отдельно излагается порядок и ре-зультаты документирования информационно-аналитической деятельности.

В третьей главе «Оптимизация взаимодействия органов исполнитель-ной власти в сфере документирования информационно-аналитической дея-тельности» представлены результаты исследовательской оценки состояния документационного обеспечения в органах наркоконтроля и приведены на-правления совершенствования и оптимизации взаимодействия органов ис-полнительной власти в сфере документирования информационно-аналитической деятельности.

В заключении обобщены важнейшие выводы по результатам настояще-го исследования, обозначены проблемы, требующие разрешения и совершен-ствования.

Библиографический список включает _ наименований, в т.ч. _ зако-нодательных акта, _ нормативных и методических материалов, _ учеб-ных пособий, _ учебно-методических комплексов и _ материалов перио-дических изданий.

В приложении даны образцы документов, образующихся в процессе деятельности Управления ФСКН России по Республике Башкортостан, схе-мы движения документов, выписки из журналов и документы, возникающие в процессе документирования информационно-аналитической деятельности.

ФСКН России специально уполномочена на решение задач в сфере оборота наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, а также в области противодействия их незаконному обороту.

В своей деятельности ФСКН России руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, феде-ральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правитель-ства Российской Федерации, международными договорами Российской Фе-дерации, Положением о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ , а также Поло-жением о Федеральной службе Российской Федерации по контролю за обо-ротом наркотиков .

ФСКН России осуществляет свою деятельность непосредственно и че-рез входящие в ее систему региональные управления ФСКН России, управ-ления (отделы) ФСКН России по субъектам Российской Федерации, межрай-онные, городские (районные) органы наркоконтроля, входящие в структуру территориальных органов, а также через организации и подразделения, соз-данные в установленном законодательством Российской Федерации порядке для реализации задач, возложенных на ФСКН России. Территориальные Управления наркоконтроля созданы во всех субъектах России, в том числе и в Республике Башкортостан.

ФСКН России является юридическим лицом, имеет печать с изображе-нием Государственного герба Российской Федерации и со своим наименова-нием, иные печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, в том числе валютные, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Основные задачи, решаемые ФСКН России опреде-лены в Положении о Федеральной службе Российской Федерации по контро-лю за оборотом наркотиков .

Управление ФСКН России по Республике Башкортостан занимает зда-ние, которое расположено в историческом центре города Уфы по улице Коммунистическая, 29. Кроме центрального аппарата на территории респуб-лики дислоцируется 11 межрайонных (городских) отделов УФСКН России по Республике Башкортостан, которые выполняют поставленные задачи в зоне своего обслуживания.

В Управлении ФСКН Российской Федерации по Республике Баш-кортостан на основании Положения о порядке разработки и утверждения должностных инструкций для каждого сотрудника и работника органов наркоконтроля разработаны должностные инструкции, которые определяют основные должностные обязанности, права и ответственность сотрудника (работника), при осуществлении служебной (трудовой) деятельности по занимаемой должности.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должно-сти, носит обезличенный характер и доводится сотруднику, работнику под роспись при назначении на соответствующую должность, а также при вре-менном исполнении обязанностей сотрудником органа наркоконтроля.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

I. Общие положения;

II. Должностные обязанности;

III. Права;

IV. Ответственность;

V. Общие требования (указывается объем необходимых знаний и на-выков);

VI. Квалификационные требования.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист озна-комления.

Согласованные и утвержденные должностные инструкции пронуме-ровываются, прошнуровываются, ставятся на инвентарный учет и хранятся в секретариате (режимно-секретном отделе) Управления ФСКН Россий-ской Федерации по Республике Башкортостан. Копия утвержденной должностной инструкции выдается под роспись сотруднику или работни-ку, занимающему соответствующую штатную должность.

Правила внутреннего распорядка Управления ФСКН России по Рес-публике Башкортостан разработаны в соответствии с типовыми правилами внутреннего распорядка органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и соответствуют п. 99 Положения о право-охранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ .

Правила определяют продолжительность рабочей недели, продолжи-тельность, начало, окончание и порядок учета служебного (рабочего) време-ни, время перерыва для отдыха и питания, порядок привлечения к исполне-нию должностных обязанностей сверх установленного служебного (рабочего) времени, а также в выходные и праздничные дни сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников ФСКН России.

Правила внутреннего распорядка доводятся до сведения сотрудников, гражданских служащих и работников под роспись и вывешиваются в каждом подразделении на видном месте. Учет рабочего времени осуществляется электронным турникетом, реагирующим на индивидуальную магнитную кар-ту.

Нарушение правил внутреннего распорядка сотрудниками, граждан-скими служащими и работниками является нарушением служебной дисцип-лины и может повлечь за собой применение мер дисциплинарного воздейст-вия в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами ФСКН России .

На сегодняшний день Управление ФСКН России по Республике Баш-кортостан, укомплектованное профессиональными кадрами, вносит заметный на общероссийском уровне вклад в дело сдерживания и искоренения нарко-преступности.

Предпринимаемый комплекс мер, согласованный с руководством Рес-публики Башкортостан и проводимый совместно с органами государственной власти и другими правоохранительными органами, позволяет удерживать наркоситуацию в республике под контролем и находит высокую оценку у ру-ководства ФСКН России – Управление ФСКН России по Республике Баш-кортостан занимает первое место среди территориальных органов ФСКН России по результатам оперативно-служебной деятельности за 2009 год.

1.2. Организация документационного обеспечения

В Управлении ФСКН России по Республике Башкортостан решение всех вопросов, касающихся документационного обеспечения, возлагается на секретариат (Режимно-секретный отдел) и осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполни-тельной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 .

Схема делопроизводства (документационного обеспечения управле-ния) в Управлении ФСКН России по Республике Башкортостан отражена в приложении № 1.

Под делопроизводством понимается деятельность органов наркокон-троля, обеспечивающая документирование и организацию работы с офици-альными документами.

Общее руководство деятельностью отдела осуществляет начальник от-дела. В состав отдела входят: участок регистрации распорядительных доку-ментов, участки регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ко-пировально-множительное бюро, участок инвентарного учета, участок периодических изданий, приемная граждан.

На участке регистрации распорядительных документов осуществляется регистрация и учет изданных в Управлении приказов, распоряжений, указа-ний. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной ис-полнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов .

Подготовка, согласование, подписание и при необходимости государ-ственная регистрация приказов и распоряжений ФСКН России осуществля-ются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки норма-тивных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», приказом Министерства юстиции Россий-ской Федерации от 14 июля 1999 г. №217 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зареги-стрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 16 июля 1999 г., регистрационный № 1835) и общими правилами делопроизводства, приказа-ми и распоряжениями ФСКН России, регламентирующими подготовку офи-циальных документов.

ОРД можно классифицировать на четыре группы:

- организационная документация (уставы, положения, правила, инст-рукции, штатные расписания);

- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постанов-ления, решения, указания);

- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, те-лефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и др.);

- документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы и др.).

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые коллегиальным органом (как привило в виде приказа);

- документы, издаваемые в условиях единоначалия (приказы, распоря-жения, указания).

Процедура издания распорядительных документов в условиях едино-личного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

- инициирование решения (обоснование необходимости издания распо-рядительного документа).

- сбор и анализ информации по вопросу;

- подготовку проекта распорядительного документа;

- согласование проекта документа;

- доработку проекта распорядительного документа по замечаниям;

- принятие решения (подписание документа);

- доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в под-готовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном приня-тии решений включает следующие стадии:

- подготовку материалов к заседанию коллегиального органа;

- внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

- обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании кол-легиального органа;

- принятие решения по рассмотренным материалам;

- оформление протокола заседания;

- издание распорядительного документа;

- доведение решения до исполнителей.

Подлинники распорядительных документов руководства ФСКН России и Управления ФСКН России по Республике Башкортостан до передачи их в архив хранятся на участке нормативных актов режимно-секретного отдела Управления. Ознакомление с ними и выдача их копий допускается с разре-шения начальника Управления. Выдача осуществляется по учетным карточ-кам.

Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов Управления, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений и исполнители, которые готовят и вносят документы.

Подписанные распоряжения начальника Управления направляются в режимно-секретный отдел для их оформления и выпуска согласно расчета рассылки.

На участке регистрации входящей корреспонденции осуществляется учет документов, поступающих в организацию по различным каналам связи.

Общая организация работы с входящими документами включает полу-чение корреспонденции по различным каналам связи, поступившей в адрес Управления, первичную обработку (распаковка, счет, сортировка), регистра-цию, подготовку на доклад (разметка, укладка), рассмотрение, оформление резолюций, постановку на контроль исполнения.

Сотрудниками данного участка осуществляется отправка на исполне-ние (доведение до сведения соответствующих должностных лиц), прием ис-полненного документа, снятие с контроля.

Регистрация и учет входящих документов и обращений граждан в УФСКН России по Республике Башкортостан ведется в соответствующих журналах по делопроизводству и документообороту раздельно по секретной и несекретной линиям.

Вопросы документирования и правила оформления документов нахо-дят отражение в организационных и распорядительных документах, устанав-ливающих общие требования к системе документационного обеспечения.

В процессе обработки поступившей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные до-кументы возвращаются отправителю.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и не ре-гистрируемые.

На регистрируемых документах в правом нижнем углу, свободном от текстов, ставится регистрационный штамп, в котором указывается очередной входящий номер в пределах календарного года, дата поступления.

Все поступившие документы вносятся в соответствующие журналы входящей корреспонденции и при необходимости ставятся на контроль учета исполнения с использованием средств вычислительной техники. В журналах указываются следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата отправки, отправитель, краткое содержание документа, фамилия испол-нителя, которому направляется документ, срок исполнения, отметка об ис-полнении и возврате документа.

Документы передаются подразделениям и исполнителям под расписку.

На участке регистрации исходящей корреспонденции производится ре-гистрация документов, разработанных подразделениями Управления и пред-назначенных для отправления за пределы для руководства нижестоящим подразделениям (межрайонным отделам), во исполнение письменных указа-ний (руководящих документов) центрального аппарата, либо предназначен-ные для информирования заинтересованных министерств и ведомств.

Общая организация работы с исходящими документами включает по-лучение (отдачу) указания на разработку документа, разработку проекта до-кумента, согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами, корректировку документа по результатам согласова-ния и его оформление, проверку правильности оформления, его подписание (представление на подпись) и утверждение, тиражирование и регистрацию документа, упаковку и отправку (рассылку) документа.

Все исходящие документы датируются. Датой документа считается да-та его подписания или утверждения. Дата в документах оформляется цифро-вым способом, арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (15.06.2008). В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформле-ния дат (15 июля 2008 г.). В Управлении принято использовать в основном цифровой способ оформления дат.

Печатание документов и размножение производится в машинописном бюро (машбюро) секретариата. Материалы, поступившие для печатания, оформляются заказом установленной формы. Бланк заказа подписывается исполнителем, руководителем подразделения – инициатора заказа и руково-дителем секретариата. Печатание документов производится на бланках уста-новленных образцов или на бумаге стандартных размеров в соответствии с требованием ГОСТа Р 6.30-2003.

Работники машбюро ведут учет выполненных машинописных работ и использованных бланков в специальном журнале.

В копировально-множительное бюро принимаются на размножение служебные документы, которые передаются вместе с заполненным бланком заказа на размножение. В заказе указывается количество страниц оригинала, необходимое количество экземпляров, масштаб исполнения документа.

На участке инвентарного учета по окончании года все номенклатурные дела регистрируются (берутся на инвентарный учет) в переходящем журнале инвентарного учета журналов, картотек и законченных производством дел.

Инвентарные номера по годам не подразделяются, а продолжаются в нарастающем порядке. Каждый том дела, журнала регистрируется за отдель-ным номером.

О постановке дел на учет в номенклатуре дел производится отметка со ссылкой на присвоенные им инвентарные номера, которые проставляются на обложке дел, журналов и титульных листах картотек.

Законченные производством дела, журналы и картотеки составляют документальный фонд и в течение установленного срока (до сдачи в опера-тивный архив или уничтожения) хранятся непосредственно у исполнителей в подразделениях.

Экспертиза ценности документов в органах наркоконтроля проводится при составлении номенклатуры, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к передаче в оперативный архив Управления.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (на-именований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке .

При разработке номенклатуры дел учитываются требования, изложен-ные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в дея-тельности организаций, с указанием сроков хранения.

На участке периодических изданий осуществляется учет и хранение изданий. В Управлении ФСКН России по Республике Башкортостан под из-даниями подразумеваются: учебники, учебные пособия, методические реко-мендации, лекции, сборники, бюллетени, справочники, словари, а также дру-гие издания независимо от источников поступления и способов их изготовления, которые используются в оперативных или учебно-методических целях. Периодические издания в номенклатуру дел не вклю-чаются.

Передача изданий на доклад и в пользование производится только по-сле их регистрации в журнале учета изданий под роспись в карточке выдачи.

Прием граждан, регистрацию и рассмотрение сообщений о преступле-ниях, а также предложений, заявлений и жалоб по вопросам, отнесенным к компетенции органов наркоконтроля, Управление ФСКН России по Респуб-лике Башкортостан осуществляет в соответствии Типовым положением, ут-вержденным приказом ФСКН России от 27 июня 2008 года № 199 . Порядок исполнения государственной функции по приему граждан, рассмотрению их предложений, заявлений и жалоб, сроки и последовательность действий осу-ществляются в соответствии с административным регламентом .

Административный регламент Федеральной службы Российской Феде-рации по контролю за оборотом наркотиков по исполнению государственной функции «Прием граждан, рассмотрение их предложений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности» подготов-лен в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 года № 679 «О порядке разработки и утверждения админи-стративных регламентов исполнения государственных функций (предостав-ления государственных услуг)» .

Регистрация и учет входящих документов и обращений граждан в УФСКН России по Республике Башкортостан ведется в соответствующих журналах по делопроизводству и документообороту раздельно по секретной и несекретной линиям.

1.3. Основные задачи и форма работы службы документационного

обеспечения Управления ФСКН Российской Федерации

по Республике Башкортостан

Согласно Положения о секретариате (режимно-секретном отделе) Управления ФСКН Российской Федерации по Республике Башкортостан, его основными задачами и функциями являются:

- документационное обеспечение управленческой деятельности руко-водства Управления, подразделений и межрайонных (городских) отделов Управления;

- организация и обеспечение контроля своевременности выполнения в Управлении поручений руководства ФСКН России и Управления, норматив-ных правовых актов ФСКН России и правовых актов Управления;

- обеспечение методического руководства и контроля за организацией и состоянием делопроизводства по защите сведений, составляющих государ-ственную тайну, при работе с документальными материалами в подразделе-ниях и межрайонных (городских) отделах Управления в части, касающейся секретного и несекретного делопроизводства;

- организация работы по приему граждан, обращающихся в Управле-ние с предложениями, заявлениями и жалобами. Регистрация поступивших в Управление предложений, заявлений и жалоб граждан и контроль за свое-временным их разрешением в подразделениях и местных органах;

- обеспечение сканирования, размножения, рассылки документов, дру-гих материалов, подготовленных или поступивших в Управление ФСКН Рос-сийской Федерации по Республике Башкортостан;

- выполнение машинописных и копировально-множительных работ ка-чественно и в сроки, определенные в заявках, соблюдая установленные нор-мы;