«Электронный документооборот»

Цели расчетно-графической работы – изучение технологий автоматизации работы с документами, принципов формирования и функционирования систем управления электронным документооборотом, инструментария электронного документооборота для обеспечения документационного управления в организации.

Задачи данной работы:

1) описать следующие теоретические положения:

- основные теоретические и практические направления применения систем электронного документооборота на предприятии;

- современное состояние и тенденции развития систем электронного документооборота;

- общие принципы формирования в организации системы электронного документооборота;

- основные термины, компоненты, функции систем электронного документооборота;

- основные принципы хранения документов в архиве;

- особенности практики внедрения в деятельность организации системы электронного документооборота.

2) Изучить и описать:

- программные средства систем электронного документооборота и особенности их функционирования на примере системы электронного документооборота (СЭД): ДЕЛО.

- Структура работы – введение, две главы, заключение и список использованной литературы.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

1.2 Виды обработки электронных документов

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:

Общие виды обработки:

Создание

Редактирование

Сохранение

Переименование

Перемещение по маршруту

Помещение в папку

Индексирование

Удаление

Специализированные виды обработки:

Экспертиза

Согласование, визирование, подписание

Регистрация

Классификация

Исполнение

Контроль

Связывание документов по ссылкам

Поиск

И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.