«Анализ и аудит наличия и движения производственных запасов»

Одним из основных направлений аудита является аудит материально-производственных запасов, которые составляют основу деятельности предприятия. Для осуществления точного и полного отражения в системе бухгалтерского учета операций с материально-производственными запасами необходимо руководствоваться законодательными актами РФ, постановлениями Президента и правительства, нормативными документами и т.д. В системе материальных запасов предприятия часто встречаются нарушения и отклонения от действующих нормативных положений. Таким образом бухгалтерский учет и аудит с материальными запасами являются жизненно необходимым предприятиям, ведущим свою деятельность.

Наряду с актуальностью темы аудита материально-производственных запасов следует отметить недостающую освещенность вопросов данной темы в литературе. В основном в публикуемых изданиях рассматриваются нормативные документы без приведения практических примеров, кроме того не проанализированы новые документы. Большинство журнальных статей являются субъективным мнением автора, что не дает гарантии правильности тех или иных методов применения положений бухгалтерского учета на практике. Актуальность темы и, вместе с тем, ее недостаточная изученность предопределили наш выбор этой темы.

Производственные запасы составляют значительную часть стоимости имущества организации, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях материального производства доходят до 90 и более процентов в себестоимости продукции (работ, услуг). Поэтому усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность организации и ее финансовое благополучие.

Основным направлением повышения эффективности использования запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов производства.

Одним из условий рационального использования производственных ресурсов является нормирование складских запасов и материальных затрат.

Организация должна стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток может привести к срыву производственного процесса. Использование норм в бухгалтерском учете предполагает, прежде всего, лимитирование отпуска материалов в производство.

Последующей стадией контроля использования материалов в производстве является выявление отклонений фактического расхода материалов от установленных норм. Основными методами указанных отклонений являются: документирование, учет раскроя по партиям, предварительные расчеты, последующие расчеты с использованием данных инвентаризации.

Разработка и внедрение прогрессивных технико-экономических норм и нормативов по материальным запасам, содействует не только повышению эффективности использования материальных ресурсов, но и совершенствованию планирования, учета и контроля всей деятельности организации.

Цель курсовой работы заключается в изучении аудиторской проверки учета производственных запасов в организации ОАО «Геракл» г. Ижевска Удмуртской республики, проведение анализа эффективности использования производственных запасов в организации, а также выработки, на этой основе, практических рекомендаций и выводов по улучшению учета и использования производственных запасов.

В процессе подготовки курсовой работы использовались материалы бухгалтерской отчетности и различные методические источники. Работа базируется на действующем законодательстве Российской Федерации.

В первой главе курсовой работы дана организационно-экономическая и правовая характеристика ОАО «Геракл». Вторая глава посвящена аудиту движения и наличия производственных запасов. В данном разделе рассмотрены этапы аудита производственных запасов. В третьей главе проводится анализ и оценка эффективности использования производственных запасов ОАО «Геракл». Структурно курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

6) Обеспечение сохранности и правильность учета драгоценных материалов, изделия и спирта на складах в производстве.

Источники проверки:

 Нормы расхода сырья и материалов в производстве

 Нормативы расходов и потерь

 Первичные документы по оформлению движения ТМЦ

 Отчеты об использовании материалов в производстве

 Статистическая и бухгалтерская отчетности

 Данные синтетического и аналитического учета по соответствующим счетам (10,12,13…)

Журналы учета договоров, поступающих грузов, выдачи доверенностей, учета получаемых счетов. Книга покупок и Книга продаж.

2.2. Методика проведения аудита товарно-материальных ценностей

Аудиторская проверка товарно-материальных ценностей начинается с ознакомления с материальным отделом бухгалтерии: кто ведет бухгалтерский учет движения ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана (графика) – схемы документооборота, альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обосновать оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета движения ценностей на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование нормативного учета) для проверки отклонений фактического расхода материалов то норм; соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в наличии правильно оформленных договоров о материальной ответственности с зав складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы в подотчет товарно-материальные ценности; наличие журналов, доверенностей и других.

Для систематизации и обобщения вышесказанного составим таблицу 12

Таблица 12

Данные учета не дают в полном объеме информацию о состоянии складского хозяйства и сохранности материальных ресурсов. В связи с этим проверяющему следует непосредственно обследовать места хранения, весоизмерительное оборудование, пропускной режим и т.п.

В процессе аудита данного объекта особое место отводится проверке закрепления материальной ответственности. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, МОЛ обязаны изучить правила приемки ценностей и документального оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. МОЛ должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их документального оформления, ведения наличественного учета, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию. Все эти вопросы должны быть изучены в процессе обследования.

Проверяют своевременность оформления имеющихся у материально-ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

При злоупотреблениях неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для их выявления в процессе обследования следует использовать данные складского учета. Часто, когда имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход. Это перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов. Такие излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформления бестоварных документов до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризацией.

Важным условием предупреждения хищений материальных ресурсов, является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле этого объекта проверяются книги регистрации, пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др. После проведения обследования склада аудиторы могут непосредственно осуществлять контрольные проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных видов материалов и сырья.

В организациях важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам с приказов) проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора кадров.

Сохранность ТМЦ зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи.

К организации работы складского хозяйства предъявляются следующие требования:

 Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения;

 Помещение склада должно быть оборудовано спецстеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов;

 На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.

Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы должны периодически проходить проверку в специализированных лабораториях.

Следует проверить:

 Имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе;

 Разработан ли на предприятии номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку;

 Назначены ли приказом МОЛ (кладовщики, зав. складами), заключены ли с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

 Производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.

Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.

Проверка правильности проведения инвентаризации ТМЦ

Руководитель группы аудиторов до начала проверки должен знать обо всех местах хранения ТМЦ и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей.

Перед началом работы аудитор договаривается с руководителем организации о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.

В состав инвентаризационной комиссии помимо МОЛ, обычно, включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при проведении инвентаризации МОЛ обязательно.

Некоторые аудиторы делают ошибку, когда принимают решение по какой-либо причине проводить инвентаризации при отсутствии МОЛ. Если в результате проверки будет установлена недостача материалов, Мол в этом случае может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Когда МОЛ отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода МОЛ на работу.

Перед началом инвентаризации МОЛ составляет отчет по приходу и отпуску ТМЦ на дату начала инвентаризации в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а другой экземпляр – аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у МОЛ в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу ТМЦ, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных в расход ТМЦ в их распоряжении нет.

Аналогичные расписки берутся с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение ТМЦ или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия ТМЦ путем взвешивания, перерасчета или перемеривания.

Бывают случаи, когда председатель инвентаризационной комиссии сам подсчитывает и взвешивает ТМЦ, а счетный работник или МОЛ в это время производит соответствующие записи. Этого делать не следует. Председатель комиссии должен следить за правильностью проведения работы и сам прокомментировать результаты проведения проверки. Чтобы избежать недоразумений, запись результатов ведет и МОЛ, периодически производится сверка указанных записей.

Результаты инвентаризации по каждому виду ТМЦ фиксируют в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей, ответственным за их сохранность. Результаты инвентаризации отражаются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Бывают случаи, когда председатель комиссии при проведении инвентаризации не включает в опись ТМЦ, которые по заявлению МОЛ якобы не принадлежат данной организации, а находятся временно у нее на хранении. В данной ситуации по таким ТМЦ комиссия должна составить отдельную опись, затем путем проведения встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации. Особое внимание при проверке комиссия должна обращать на номера, марки и наименования ТМЦ.

По данным инвентаризации, составляют описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а МОЛ, кроме того, по каждой описи дают расписку.

Оформленную опись председатель инвентаризационной комиссии передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости.

Сличительные ведомости составляют только по тем ТМЦ, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и МОЛ. Если установлены недостачи или излишки, МОЛ предоставляет письменное объяснение.

Недостачи сверх установленных норм убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию. Взаимозачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же МОЛ по ТМЦ одного и того же наименования. Недостача ТМЦ сверх норм убыли и потери ТМЦ, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены или во взыскании отказано судом, могут быть списаны организацией на финансовые результаты.