«Документирование управленческой деятельности»

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

1.2. Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ.

1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и настоящей Типовой инструкции.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральной архивной службой России. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением федеральными органами исполнительной власти действующего законодательства РФ, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов, как составной части Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. Основные правила работы архивов организации.

Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Государственные и муниципальные организации обязаны создавать архивы в целях обеспечения сохранности документов или периодически сдавать свои документы в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Негосударственные организации, могут распоряжаться своими документами по собственному усмотрению, так как эти документы являются их частной собственностью. Такие документы могут храниться их владельцами самостоятельно в архиве предприятия или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив. Негосударственные организации вправе создавать свои архивы.

Архив предприятия создается:

• как самостоятельное структурное подразделение;

• как подразделение в составе службы делопроизводства.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива предприятия, являются:

• положение об архиве;

• инструкция по делопроизводству организации или инструкция о службе документационного обеспечения предприятия;

• должностные инструкции сотрудников архива.

В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство предприятия в лице заместителя директора, курирующего работу с документами. Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива предприятия, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Архив предприятия должен хранить:

• документы постоянного срока хранения;

• документы по личному составу;

• документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в деятельности предприятия. Документы в архив предприятия сдаются структурными подразделениями через 3 года после завершения их делопроизводством. В инструкциях по делопроизводству предусмотрено, что предархивную подготовку документов (переплет дел, нумерацию листов, оформление обложки дела, составление описи и т.д.) должны проводить работники структурных подразделений.

Росархивом установлены следующие правила хранения документов в архиве.

Архивохранилище должно располагаться в специально выделенном отдельном помещении.

Архивы должны быть оборудованы специальными передвижными или стационарными стеллажами:

• с шириной полок не менее 25 см;

• расстоянием между полками по высоте 35—40 см;

• от пола до нижней полки 20 см;

• торцов стеллажей от стен 45 см;

• проходов между стеллажами не менее 75 см;

• основных проходов между стеллажами до 120 см.

В архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим (18—20 ° С при 50—55% влажности воздуха). В архиве обязательно должна проводиться регулярная влажная уборка и профилактическая дезинфекция. Все дела в архивохранилище упаковываются в архивные картонные коробки. На коробках наклеиваются ярлыки с указанием: номера описи, года (лет) и номеров дел, содержащихся в данной коробке.