«Организация документационного обеспечения управления в средствах массовой коммуникации»

В процессе деятельности данного предприятия возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями рассматриваемого предприятия, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) представлена на предприятии самостоятельным структурным подразделением. Как известно, служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия.

Также организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность.

Статистические данные, показывают, что значительная часть рабочего времени специалиста предприятия занимает документирование информации и поиск необходимого документа. Роль делопроизводственного документооборота возросла, также растет специализированный документооборот, связанный с документированием специфических функций деятельности предприятии: бухгалтерской, оперативного учёта, документирования технологических процессов, складского учёта и т.д. Вследствие этого, в любой организации возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, решаемая наиболее эффективно за счёт внедрения систем электронного документооборота.

Все вышесказанное обусловливает актуальность темы выпускной квалификационной работы.

Цель выпускной квалификационной работы – рассмотреть организацию документационного обеспечения управления на примере ГУП «РИА «Оренбуржье»

Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:

- дать анализ законодательной и нормативно-правовой базы в средствах массовой коммуникации;

- рассмотреть краткую характеристику предприятия, направления деятельности ГУП «РИА «Оренбуржье»;

- проанализировать задачи и функции, структуру и состав службы ДОУ в ГУП «РИА «Оренбуржье»;

- дать анализ нормативно-правовой базы, обеспечивающей документирование деятельности ГУП «РИА «Оренбуржье»;

- показать организацию документооборота и хранения документов в ГУП «РИА «Оренбуржье»;

-предложить методы совершенствования документооборота в ГУП «РИА «Оренбуржье».

Объектом исследования является служба документационного обеспечения управления, в целом.

Предмет исследования - организация документационного обеспечения управления на примере ГУП «РИА «Оренбуржье»

В качестве источников в работе использованы нормативно-законодательные материалы Российской Федерации, нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами в деятельности СМИ, а также внутренние документы ГУП «РИА «Оренбуржье».

Для раскрытия поставленной проблемы были рассмотрены и использованы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» .

Закон РФ от 27.12.1991 №2124-1 (ред. от 11.07.2011, с изм. от 21.07.2011) «О средствах массовой информации», Федеральный закон от 29 декабря 1994 № 77-фз «Об обязательном экземпляре документов» .

В выпускной квалификационной работе также использованы научные монографии, учебные пособия, статьи периодических изданий по документоведению и делопроизводству. В ходе исследования были изучены работы таких авторов, как Басаков М.И., Андреева В.И., Кобелькова Л.А. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Кузнецов С.Л., Ларин М.В.

В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были использованы многочисленные публикации в журналах «Делопроизводство», «Секретарское дело и др. Также в работе использовались интернет-ресуры (официальный сайт ГУП «РИА «Оренбуржье», справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант»).

Среди опубликованных работ специалистов по делопроизводству можно отметить труды Басакова М.И., Бобылевой М.П., Ларина М.В., Кузнецова С.Л. и других. Часть авторов касается исключительно вопросов документационного обеспечения работы организаций (Корнеев И.К., Пшенко А.В., Рогожин М.Ю), другая часть авторов напротив, сконцентрирована на вопросах современных технологий и внедрения систем электронного документооборота (Чернов, В. Н., В.М., Кобелькова, Л.А., Кузнецов, С.Л.). В целом эти и другие авторы позволяют дать характеристику как состоянию современного традиционного делопроизводства, так и его трансформациям в условиях всеобщей информатизации и автоматизации рабочих процессов.

Структура выпускной квалификационной работы построена в соответствии с логикой исследования и представлена введением, тремя главами, заключением.

В первой главе рассматривается краткая характеристика и направления деятельности ГУП «РИА «Оренбуржье». Во второй главе раскрывается организация службы ДОУ в информационном агентстве и анализ нормативно-правовой базы, обеспечивающей документирование в ГУП «РИА «Оренбуржье. В третье главе выработаны предложения по внедрению системы электронного документооборота, по совершенствованию документооборота в ГУП «Региональном информационном агентстве «Оренбуржье».

Практическая значимость результатов исследования заключается в возможности их использования для совершенствования работы рассматриваемой службы ДОУ, а также при подготовке специалистов службы документационного обеспечения управления.

Предприятие объединяет 42 филиала районных и городских газет Оренбургской области. Деятельность предприятия в настоящее время курирует Аппарат губернатора и Правительство Оренбургской области.

Деятельность Филиалов ГУП «РИА «Оренбуржье» осуществляется в соответствии с законодательством РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, Уставом ГУП «РИА «Оренбуржье», решениями и указаниями генерального директора ГУП «РИА «Оренбуржье», приказами и распоряжениями директора Филиалов. Филиалы являются обособленными подразделениями ГУП «РИА «Оренбуржье», расположенные вне места нахождения Предприятия и осуществляют все его функции на своей территории в соответствии с Уставом ГУП «РИА «Оренбуржье»

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, круглую печать со своим наименованием и указанием на местонахождение Предприятия, штамп, бланки, фирменное наименование, товарный знак (знак обслуживания).

Государственное унитарное предприятие «Региональное информационное агентство «Оренбуржье» занимается издательской и полиграфической деятельностью, тиражированием записанных носителей информации, целлюлозно-бумажным производством.

Информационные агентства — это организации, собирающие и пересылающие новости. Корреспонденты информационного агентства собирают информацию (новости) для агентства, которое затем перепродает новости подписчикам — газетам, журналам, государственным органам, телекомпаниям, коммерческим и другим структурам.

Целью издания районных и городских филиалов ГУП «РИА «Оренбуржье является донесение до оренбуржцев достоверной информации из первых уст по всем общественно значимым проблемам, решениям Правительства области и других интересуемых жителей региона вопросам; на основе достоверных сведений, компетентных мнений и диалога читательской аудитории способствовать обсуждению актуальных проблем, разоблачению домыслов и слухов.

На страницах газет выступают представители власти, руководители и специалисты всех ведомств и структур, ветераны, общественные деятели, молодые люди с активной жизненной позицией и рядовые читатели.

Взвешенная и конструктивная полемика об острых внутриполитических проблемах региона, анализ и обсуждение конфликтных вопросов способствуют формированию гражданской позиции, зрелого (адекватного) общественного мнения, патриотического отношения к краю, где живёшь.

Основные преимущества газет заключаются в возможности каждого человека высказать своё мнение, точку зрения по обсуждаемым проблемам, задать интересующий вопрос и получить на него компетентный ответ, призвать к диалогу или действию конкретные службы, ответственных должностных лиц.

23 апреля 2013 года стартовал большой медиа-проект – в сети Интернет появился портал ria56.ru. Это новый информационный продукт государственного унитарного предприятия РИА «Оренбуржье», которое в 2012 году объединило все городские и районные государственные печатные СМИ в единый холдинг .

Главная задача RIA56 — предоставление читателям максимально оперативной, подробной и объективной информации. Над этим работают более 200 журналистов из всех городов и районов Оренбургской области, которые ежедневно информируют читателя о важнейших общественных, финансовых, политических, спортивных и культурных событиях. Портал не ограничивается новостями, а предлагает читателю свою аналитику, мнение экспертов, актуальные комментарии.

Новости портала четко структурированы, посетитель легко ориентируется в разделах и подразделах портала в поиске интересующей его информации. На страницах сайта размещаются аналитические, социологические, исторические материалы, репортажи, опросы, интервью, комментарии и анонсы событий. Портал в ежедневном режиме предлагает обзоры СМИ и блогосферы. На ресурсе доступны и постоянно обновляются страницы всех 42 изданий, входящих в состав ГУП РИА «Оренбуржье».

Благодаря порталу ria56.ru оренбуржцы получают возможность видеть полную информационную картину дня, недели, месяца, познакомиться с мнением экспертов, обратиться к архиву новостей, узнать последние итоги социально-экономического развития региона, подискутировать на форумах.

В перспективах – расширение новостного потока, закрепление ria56.ru как первоисточника информации об Оренбургской области, функционирование портала как «визитной карточки» региона и многое другое.

1.2.Анализ законодательной и нормативно-правовой базы деятельности средств массовой коммуникации.

Расшифруем основные понятия, которыми мы постоянно оперируем в выпускной квалификационной работе. Массовая коммуникация – это процесс распространения информации с помощью технических средств (пресса, радио, телевидение и др.) на численно большие, рассредоточенные аудитории.

Средства массовой информации (массовой коммуникации) — организационно-технические комплексы, обеспечивающие быструю передачу и массовое тиражирование словесной, образной, музыкальной информации .

Для раскрытия рассматриваемой темы представляется важным раскрыть содержание законодательной и нормативно-правовой базы средств массовой коммуникации, которые, безусловно, имеют собственную специфику. Характер, содержание, сферы взаимоотношения государства и СМИ в правовом демократическом государстве определяет, прежде всего, та законодательная и нормативно-правовая база, которая регулирует положение и роль СМИ в обществе. По сути законодательство определяет ту роль, которую играют СМИ в определенном обществе, объем их полномочий, те рамки и пределы, в которых государство в лице тех или иных своих органов может оказывать воздействие на СМИ с другой стороны – те обязанности, которые берут на себя СМИ перед обществом и государством. Баланс прав и обязанностей и отличает законодательство одной страны, в которой свобода слова представляется и гарантируется, от другой в которой ее нет или она лишь декларируется.

Законодательство РФ о СМИ включает в себя Закон РФ «О средствах массовой информации» и издаваемые в соответствии с ним иные законодательные акты, а также законодательства о СМИ субъектов РФ. Если для организации деятельности СМИ международным договором РФ предусмотрены иные правила, чем установленные Законом РФ, то применяются правила международного договора. Указанный Закон применяется в отношении СМИ, учреждаемых в РФ, а для создаваемых за ее пределами – лишь в части, касающейся распространения их продукции на территории РФ. Юридические лица, граждане других государств и лица без гражданства пользуются правами и несут обязанности, предусмотренные этим Законом, наравне с организациями и гражданами РФ, если иное не установлено законом .

В Конституции РФ в ч.1 ст.21, ст.23, ч.1 ст.24, ч.1,4,5 ст.29 приведены базовые положения, являющиеся нормативно-правовой основой деятельности СМИ в современной России .

В соответствии с Конституцией РФ, достоинство личности охраняется государством. Ничто не может быть основанием для его умаления. Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.

Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Каждому гарантируется свобода мысли и слова. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается .

Это базовые положения, гарантирующие неотчуждаемые права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права. Они составили правовую основу для создания гражданского и уголовного законодательства в сфере массовых коммуникаций.

В Гражданском Кодексе РФ содержится огромное количество статей, напрямую касающихся проблем правового регулирования журналистской деятельности, вопросов авторского права и интеллектуальной собственности. В частности, главы 69-71 части 4 ГК РФ полностью посвящены гражданским правоотношениям в области авторского права, а также прав, смежных с авторскими. Каждая из статей с 1225-й по 1344-ю дает исчерпывающие сведения по вопросам интеллектуального и авторского права, охраняемых результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации, исключительных прав, их сроков действия, распоряжения и отчуждения интеллектуальных, исключительных и авторских прав. Таким образом, можно сделать вполне логичный вывод, что именно гражданское право осуществляет регулирование правоотношений, связанных с авторским и интеллектуальным правом .

Содержание статей 151 и 152 также имеет отношение к правоотношениям в сфере массовых коммуникаций. Ст. 151 регулирует вопросы денежной компенсации морального вреда, в частности причиненного СМИ, в то время как ст. 152 определяет порядок судебной и внесудебной защиты чести, достоинства и деловой репутации.

Уголовный Кодекс РФ содержит две статьи, напрямую касающиеся преступлений в сфере массовой информации. Это статьи 129 и 130. Статья 129 посвящена клевете: «Клевета, т.е. распространение заведомо ложных сведений, порочащих честь и достоинство другого лица или подрывающих его репутацию, наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года».

Вышеупомянутый Закон «О средствах массовой информации» от 27 декабря 1991 года - это основополагающий закон, напрямую регулирующий деятельность российских СМИ. В законе «О средствах массовой информации» установлены положения: о недопустимости злоупотребления свободой массовой информации в целях совершения преступлений, разглашения охраняемых законом тайн, для призывов к захвату власти, насильственному изменению конституционного строя, разжигания национальной, классовой. Социальной, религиозной нетерпимости или розни, для пропаганды войны и др. (ст. 4); об ограничении распространения эротических изданий, радио- и телепрограмм (ст. 37), скрытой записи (ст. 50), недопустимость злоупотреблений правами журналиста (ст. 51) и свободой массовой информации (ст. 59) и др.

Закон защищает редакции от принудительного воздействия извне и вмешательства в производственный процесс, описывает механизмы взаимодействия редакций с государством, учредителями и издателями, источниками информации и гражданами, гарантирует журналисту защиту его чести, достоинства, здоровья, жизни и имущества и предоставляет ему личную независимость в творческом и гражданском отношениях, формулирует права и обязанности журналиста.

В нормативно-правовую базу входят федеральные документы, так или иначе затрагивающие сферу массовой информации. Назовем самые заметные среди них: «О государственной тайне» (1993), «Об основных гарантиях избирательных прав граждан Российской Федерации» (1994), «Об информации, информатизации и защите информации» (1995), «О рекламе» (1995), и др. Постепенно формируется практика согласования различных законоположений, без чего невозможно добиваться реализации каждого из них. Так, короткое упоминание об обязанности СМИ направлять бесплатные экземпляры изданий в библиотеки и другие хранилища как бы развертывается в Законе «Об обязательных экземплярах документов». Статья 42 («Авторские произведения и письма») подкрепляется действием глубоко детализированного Закона «Об авторском праве и смежных правах» и т.д.

Нормативная база включает в себя подзаконные акты органов исполнительной власти на общероссийском уровне: указы, правительственные постановления, приказы министерств и др. Она также включает в себя законодательство субъектов Федерации (региональное законодательство) и подзаконные акты органов власти в регионах. Ниже по вертикали следуют нормативные акты органов местного самоуправления (в городах, районах, сельских поселениях) и административные приказы и распоряжения в организациях (например, правила трудового распорядка в редакции).

Таким образом, средства массовой информации, в том числе ГУП РИА «Оренбуржье» действуют на основе собственной достаточно разработанной законодательной и нормативно-правовой базы.