«Совершенствование системы автоматизации делопроизводства в органах государственной власти»

Непрерывный рост объёмов документации во всём мире, всё более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

В данной выпускной квалифицированной работе основное внимание сосредоточено на изучении состояния организации документационного обеспечения управления (далее – ДОУ), степени его автоматизации и поиска путей совершенствования ДОУ посредством разработки мероприятий по совершенствованию автоматизации ДОУ в органах государственной власти Республики Башкортостан (далее – РБ) на примере Министерства экономического развития Республики Башкортостан (далее – Министерство).

Изменения организации и технологии работы в делопроизводстве Министерства требуют соответствующего перестроения информационного и ДОУ.

Выбор темы выпускной квалифицированной работы аргументируется, во-первых, необходимостью совершенствования и повышения эффективности управления в Министерстве; во-вторых, потребностью нормативно-правового регулирования и управления документацией в Министерстве; в-третьих, необходимостью оптимизации использования информационных технологий управления в Министерстве.

Степень изученности темы. Проблема совершенствования системы ДОУ в органах государственной власти неоднократно поднималась. В документоведческой литературе накоплен определённый опыт изучения похожих проблем, в основном, с целью практических результатов эффективности аппарата управления. В некоторых работах историков, посвящённых общим проблемам разных периодов истории Российского государства, его общественно-политических структур, экономики и её отдельных отраслей, затрагиваются и освещаются различные события и факты. Содержатся наблюдения и выводы, относящиеся к проблеме становления и развития системы управления и документации в России на различных этапах истории.

Особое значение имеет массив многочисленных работ историков-документоведов, отражающих различные аспекты истории становления и развития органов управления, делопроизводства, систем документации и документирования, унификации и стандартизации документов, научной организации управленческого труда и создания предпосылок для автоматизации информационных процессов.

Вопросы информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности раскрываются в работах и статьях М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой. Они проанализировали современный этап развития ДОУ, начиная с внедрения компьютерных технологий, выделили экономические, правовые, а так же организационно-технические стороны проблемы информатизации общества. Особо данные авторы рассмотрели методы воздействия государства на структуру документации в негосударственной сфере экономики.

Особо выделяются публикации известных документоведов М.В. Ларина и М.П. Бобылевой, касающиеся применения методологии информационного менеджмента в управлении потоками документов. Применение данной технологии управления они обосновали, проанализировав компоненты информационного менеджмента и корпоративного документационного обеспечения на примерах ведомств и организаций.

В учебнике А.С. Гринберга дается новая концепция документационного обеспечения управления, которая выражается в изменение взгляда на документооборот предприятия.

С.Л. Кузнецов в своих работах дает рекомендации по созданию системы электронного документооборота в организациях, выбору программного обеспечения автоматизации делопроизводства, данный исследователь изучил новейшие информационные продукты, технологии, которые ежегодно демонстрировались на выставках и конференциях представителями ведущих компаний в области электронного документооборота и автоматизации управления.

Статьи О.Г. Харитоновой, П.Н. Кочетковой помогают организациям плавно перейти от бумажного к электронному документообороту, то есть оптимизировать документооборот компании.

Публикации Т.В. Князевой обозревают текущею ситуацию российского и международного рынка информационных решений класса СЭД.

Вопросы документирования управленческих функций системами электронного документооборота доступно разбирают в своих работах В.И. Андреева (она рассматривает кадровое делопроизводство), В.Ф. Янковая (в ее исследованиях речь идет непосредственно о службе ДОУ).

В 2011 году начал издаваться журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». Следует отметить, что потребность в периодическом издании, которое бы отражала все тонкости электронных систем документооборота организаций, назрела давно. Издание периодического журнала, посвященного проблемам внедрения систем электронного документооборота, подчеркивает их важность.

Из обширного круга различных публикаций по проблемам организации и автоматизации процессов управления и документационного обеспечения наиболее привлекательными для данной темы представляются изданные в последнее время научно-методические разработки по вопросам проектирования электронной документации и корпоративного электронного документооборота. В данных работах содержатся взгляды на электронный документооборот и различные элементы систем электронного документооборота (далее – СЭД), основанные на использовании компьютерных информационных технологий. В них излагаются методические основы их внедрения, обобщён отечественный и зарубежный опыт постановки задач и разработки решений по управлению документацией в корпоративных системах.

В исторической и документоведческой литературе предшествующего периода получили освещение отдельные вопросы истории становления и развития организации ДОУ, научной организации труда аппарата и совершенствования информационных технологий, наметились основные направления исследовательского поиска при изучении проблемы совершенствования систем ДОУ организациями, её нормативно-методического, организационного, технико-технологического, информационно-документационного и кадрового обеспечения в различных отраслях народного хозяйства.

В данной работе предпринята попытка изучения процессов автоматизации ДОУ на примере Министерства.

Объектом исследования является Министерство экономического развития Республики Башкортостан.

Предметом исследования выпускной квалифицированной работы являются автоматизированные системы управления документацией (далее – САД), а также системы, включающие в себя эту функцию, делопроизводственные процессы, происходящие в Министерстве.

Цель исследования заключается в определении тенденций, направлений развития ДОУ и дальнейшего совершенствования автоматизации ДОУ органов государственной власти (на примере Министерства) – выбор новой СЭД.

В соответствии с поставленными целями в выпускной квалифицированной работе решаются следующие задачи:

- анализ нормативно-правовых и организационных основ управления в органах государственной власти;

- исследование истории становления и развития автоматизации ДОУ Министерства;

- выявление тенденций и определение направлений дальнейшего совершенствования организации ДОУ Министерства;

Изучение охватывает нормативно-правовое документационное обеспечение органа государственной власти – Министерства. Выбор аргументирован проводимым исследованием и работами по совершенствованию управления документацией, документационного обеспечения деятельности органов государственной власти РБ.

Источниковой базой выпускной квалификационной работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами.

Для решения выбранных задач была выбрана следующая структура исследования: выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

В основные задачи Министерства входят:

- прогнозирование и мониторинг социально-экономических процессов;

- определение приоритетов социально-экономического развития РБ;

- формирование долгосрочных планов социально-экономического развития РБ, территорий РБ, оценка эффективности реализации стратегических документов;

- формирование основных направлений и мер государственного регулирования экономики, обеспечивающих сбалансированное, эффективное функционирование и устойчивое развитие РБ;

- координация и регулирование процессов нормирования в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд РБ;

- разработка и осуществление мер по повышению конкурентоспособности экономики;

- разработка и осуществление мер по привлечению инвестиций;

- использование механизмов государственно-частного партнерства для реализации социально значимых инвестиционных проектов РБ;

- разработка и реализация государственной политики территориального развития для развития и повышения качества жизни населения;

- долгосрочное планирование деятельности республиканских органов исполнительной власти;

- формирование и совершенствование системы управления взаимодействием республиканских органов исполнительной власти с органами местного самоуправления РБ по вопросам социально-экономического развития территорий;

- координация деятельности республиканских органов исполнительной власти, принятие оперативных решений по реализации административной реформы в РБ;

- продвижение продукции товаропроизводителей республики на внешние рынки;

- разработка и реализация государственной политики по формированию и укреплению имиджа РБ на республиканском, российском и международном уровнях;

- обеспечение взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти, а также с их структурными подразделениями по вопросам, входящим в компетенцию Министерства;

- обеспечение внешнеэкономического и межрегионального сотрудничества республиканских органов исполнительной власти;

- государственная поддержка организаций и предпринимателей РБ в вопросах развития внешнеэкономических и межрегиональных связей;

- методическое обеспечение формирования мобилизационного плана экономики РБ.

- методическое обеспечение формирования мобилизационного плана экономики РБ .

В соответствии с возложенными на него задачами Министерством осуществляются:

- разработка текущих и годовых докладов о социально-экономическом положении РБ;

- участие в разработке проекта ежегодного Послания Президента РБ Государственному Собранию – Курултаю в части вопросов, относящихся к компетенции Министерства;

- разработка и внедрение новых методов анализа и прогнозирования социально-экономического развития РБ;

- формирование и выполнение республиканского заказа на статистические и информационно-аналитические работы;

- мониторинг и анализ процессов в экономике, финансово-банковской и социальных сферах РБ;

- разработка мер государственного регулирования инвестиционной деятельности и привлечения инвестиций; определение принципов, методов и форм реализации инвестиционной политики в РБ;

- формирование и ведение баз данных инвестиционных проектов, в том числе перечня реестра приоритетных инвестиционных проектов РБ;

- проведение экспертизы инвестиционных проектов РБ и подготовка соответствующих заключений;

- формирование во взаимодействии с республиканскими органами исполнительной власти Инвестиционного паспорта РБ;

- экспертиза и согласование инвестиционных соглашений об условиях реализации инвестиционных проектов в РБ, а также контроль инвестиционных соглашений об условиях реализации приоритетных инвестиционных проектов от имени и со стороны Правительства РБ;

- координация деятельности республиканских органов исполнительной власти при рассмотрении, организационном сопровождении реализации приоритетных инвестиционных проектов на территории РБ;

- организационно-техническое обеспечение деятельности Правительственной комиссии по рассмотрению и поддержке приоритетных инвестиционных проектов РБ;

- координация деятельности республиканских органов исполнительной власти и внесение предложений в Правительство РБ по реализации инвестиционных проектов в формах государственно-частного партнерства;

- мониторинг и анализ товарных рынков, разработка целевых индикаторов и ориентиров развития конкуренции, формирование здоровой конкурентной среды в РБ;

- разработка и внесение в Правительство РБ проектов законов и иных нормативных правовых актов, предложений по участию республики в федеральных программах по вопросам, входящим в компетенцию Министерства; после утверждения – участие в их реализации;

- взаимодействие с отраслевыми общественными объединениями по вопросам, входящим в компетенцию Министерства, оказание содействия их созданию;

- ведение Единого реестра договоров и соглашений органов государственной власти РБ с органами государственной власти субъектов РФ, республиканских органов исполнительной власти с органами исполнительной власти РФ, органов исполнительной власти с российскими и иностранными юридическими лицами;

- комплексный анализ состояния, выявление тенденций и перспектив развития внешнеэкономических и межрегиональных связей, формирование приоритетов взаимовыгодного и эффективного внешнеэкономического и межрегионального сотрудничества РБ;

- координация деятельности республиканских органов исполнительной власти по организации мероприятий во время приёмов официальных российских и иностранных лиц и делегаций в РБ и визитов официальных лиц и делегаций РБ в регионы РФ и зарубежные страны, при подготовке и реализации договоров и соглашений по вопросам межрегионального сотрудничества и внешнеэкономических связей РБ;

- руководство деятельностью представителей Министерства в субъектах РФ;

- разработка и реализация государственных программ РБ, республиканских и ведомственных целевых программ в установленных сферах деятельности;

- подготовка нормативных правовых актов и анализ итогов реализации административной реформы в республике;

- мониторинг и анализ сведений, размещённых в сводном реестре государственных и муниципальных услуг РБ;

- формирование и ведение перечня государственных услуг РБ, анализ результатов оценки качества предоставления государственных услуг, исполнения государственных заданий;

- мониторинг деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг в РБ;

- формирование и ведение республиканского информационного ресурса по вопросам социально-экономического развития РБ в рамках государственной автоматизированной системы «Управление»;

- участие в разработке мер, обеспечивающих дальнейшее повышение уровня жизни и социальной защищённости населения республики;

- анализ экономических аспектов развития в сферах образования, здравоохранения, культуры, молодежной политики, физической культуры и спорта, занятости и социальной защиты населения;

- осуществление в порядке, установленном законодательством, бюджетных полномочий главного распорядителя и получателя средств бюджета РБ;

- разработка предложений по основным направлениям развития экспортного потенциала РБ;

- участие в протокольном обеспечении мероприятий во время приёмов официальных российских и иностранных лиц и делегаций в РБ и визитов официальных лиц и делегаций РБ в регионы РФ и зарубежные страны;

- содействие развитию коммерческой деятельности организаций РБ в субъектах РФ и зарубежных странах;

- разработка и согласование проектов соглашений РБ об осуществлении внешнеэкономических связей, проектов соглашений РБ с субъектами РФ, подготовка и согласование предложений о заключении, выполнении, прекращении и приостановлении действия соглашений и внесение этих предложений на рассмотрение Президента РБ и в Правительство РБ;

- согласование в установленном порядке с федеральными органами исполнительной власти проектов соглашений РБ об осуществлении внешнеэкономических связей;

- рассмотрение устных и письменных обращений граждан и организаций, принятие соответствующих решений в установленные сроки;

- осуществление в установленном законодательством РФ порядке закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд;

- формирование сводного перечня стратегических направлений, связанных с ними стратегических задач в разрезе республиканских органов исполнительной власти и направление их в республиканские органы исполнительной власти и Правительство РБ;

- анализ и прогнозирование развития экономических видов деятельности в РБ, участие в разработке соответствующих программ;

- формирование государственной экономической политики, обеспечивающей стратегическое развитие экономического потенциала республики;

- формирование механизмов государственного управления и регулирования устойчивого развития в сфере промышленного производства в РБ;

- проведение оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов РБ;

- подготовка с участием республиканских органов исполнительной власти сводного финансового баланса, разработка предложений по основным направлениям финансовой политики республики;

- взаимодействие с благотворительными фондами:

* по формированию перечня расположенных на территории РБ объектов строительства, реконструкции и ремонта социально-культурного и иного предусмотренного законодательством РФ о благотворительной деятельности назначения и социально значимых для республики мероприятий для финансирования за счет средств внебюджетных источников;

Для рассмотрения поступающих в Министерство обращений по вопросам финансирования строительства, реконструкции и ремонта, расположенных на территории РБ объектов социально-культурного и иного предусмотренного законодательством РФ о благотворительной деятельности назначения и проведения, социально значимых для республики мероприятий.

- координация мероприятий по энергосбережению и повышению энергетической эффективности в РБ;

- организация работы по направлению отчётов и докладов об осуществлении регионального государственного контроля (надзора) и муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности и об эффективности такого контроля (надзора) на территории РБ;

- осуществление внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита;

- контроль над деятельностью государственных автономных учреждений, находящихся в ведении Министерства;

- осуществление ведомственного контроля над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях;

- взаимодействие с инвестиционными уполномоченными в муниципальных образованиях РБ;

- обеспечение методического руководства и практической реализации на территории РБ проекта по поддержке местных инициатив в РБ;

- обеспечение реализации в подведомственных организациях государственной политики в области охраны труда;

- организация в установленном порядке обучения охране труда руководителей и работников подведомственных организаций;

- участие в установленном порядке в расследовании несчастных случаев;

- осуществление мониторинга и контроля над реализацией документов стратегического планирования РБ в части, отнесённой к компетенции Министерства;

- координация использования республиканскими органами исполнительной власти инструментов, приёмов и методов программно-целевого управления в сфере социально-экономического развития РБ;

- методическое руководство и координация работ по разработке и реализации государственных программ РБ, контроль над ходом их выполнения;

- формирование перечня государственных программ РБ, предлагаемых к финансированию из бюджета РБ на очередной финансовый год и плановый период;

- мониторинг хода реализации приоритетных национальных проектов на территории РБ;

- координация разработки и мониторинг комплексных программ социально-экономического развития муниципальных районов и городских округов РБ;

- формирование во взаимодействии с органами местного самоуправления РБ паспортов территорий, отражающих уровень и потенциал их социально-экономического развития, с учетом стратегии социально-экономического развития, а также инвестиционной привлекательности территорий;

- разработка предложений по вопросам территориального развития РБ;

- планирование социальной и инженерной инфраструктуры с учётом проведённого расчёта фактической и нормативной обеспеченности;

- участие в разработке документов территориального строительного зонирования;

- подготовка предложений по увеличению доходной базы бюджетов муниципальных районов, городских округов, городских и сельских поселений республики, с учётом возложенных на органы местного самоуправления РБ полномочий текущего уровня обеспеченности;

- участие в формировании приоритетов в области рационального использования природных ресурсов и охраны окружающей среды в РБ;

- разработка и оперативный контроль над реализацией перспективного плана мероприятий, направленных на формирование и укрепление имиджа, деловой и социальной конкурентоспособности РБ;

- участие в разработке и осуществление оперативного контроля над реализацией программ продвижения муниципальных образований РБ на уровне РФ;

- иные функции в установленной сфере деятельности предусмотренные законодательством.

Рассмотрим организационную структуру Министерства.

Министерство возглавляет министр. В настоящее время этот пост занимает Новиков Сергей Владимирович. Министру непосредственно подчиняются следующие отделы:

- юридический отдел;

- бюджетного учёта, отчётности и планирования;

- мобилизационной подготовки.

У министра имеются пять заместителей.

Первому заместителю министра подчиняются:

- управление внешнеэкономических связей;

- отдел развития внешнеэкономических связей;

- сектор по работе со странами Азии;

- сектор межрегионального сотрудничества.

Заместителям министра подчиняются:

- отдел государственных инвестиций;

- управление инвестиционной деятельности;

- отдел инвестиционной политики;

- отдел развития государственно-частного партнерства;

- отдел территориального развития;

- сектор модернизации экономики;

- отдел административно-организационной работы;

- сектор документационного обеспечения;

- сектор государственных закупок;

- отдел стратегического развития;

- отдел программно-целевого планирования;

- отдел оценки регулирующего воздействия;

- отдел развития государственных услуг;

- отдел прогнозирования;

- управление стратегического планирования;

- отдел экономики производственных видов деятельности;

- отдел экономики социальной сферы;

- отдел информационно-аналитических технологий.