8-804-333-71-05
(бесплатно по РФ)
Диплом-центр.Ру - помогаем студентам в учёбе

У нас можно недорого заказать курсовую, контрольную, реферат или диплом

Главная / готовые работы / Контрольные работы / Делопроизводство

Формы регистрации документов - Контрольная работа

Содержание

Введение 3

1. Регистрация документов и журнальная система регистрации документов 4

2. Карточная система регистрации 12

3. Автоматизированные системы регистрации 15

Заключение 23

Список литературы 24

Введение (выдержка)

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Организация регистрации документов сейчас очень актуальная тема. Ведь от правильной регистрации зависят быстрый поиск любого документа, своевременный контроль исполнения документов и работа со всеми документами организации.

Учитывая актуальность темы в данной работе ставиться цель: раскрыть порядок регистрации документов. Для реализации указанной цели необходимо решить следующие задачи: раскрыть задачи регистрации документов, дать полное описание хода регистрации документов и изучить формы регистрации документов.

Основная часть (выдержка)

1. Регистрация документов и журнальная система регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден [6].

Регистрация - один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПК), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам [1].

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные (журнальные) регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Входящая корреспонденция. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурном подразделении, созданного для ведения делопроизводства - канцелярии.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты вскрываются, за исключением писем имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении доплатных писем.

В нерабочее время прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по части (постовой).

Принимаемые телефонограммы записываются дежурным радиотелефонистом ЦППС (центральный пункт пожарной службы) в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный радиотелефонист докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге.

Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. На не зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистрационный номер проставляется в нарастающем порядке в течение года.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Учет документов производится в специальных журналах [4].

Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственного за ведение делопроизводства - заведующую канцелярией.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляют работники канцелярии.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), направляются на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются заведующей канцелярией в соответствующих карточках учета контроля.

Исполненные документы передаются исполнителями в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел

Из входящего документа в процессе регистрации в журнал выписываются следующие сведения:

• дата получения;

• регистрационный номер документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

• автор (корреспондент) документа;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель;

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

Исходящие документы. Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляют работники канцелярии.

Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 4 «Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях.

Заключение (выдержка)

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В данной курсовой работе полностью раскрыт порядок регистрации документов, а также раскрыты задачи регистрации документов, дается полное описание хода регистрации документов и форм регистрации документов.

Каждое учреждение имеет право, учитывая свою специфику и инструкцию по делопроизводству, дополнять сведения о регистрируемом входящем или исходящем документе.

Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Как и любая сфера управленческого труда, регистрация документации со временем меняется, создаются новые правила и принципы. Каждый специалист службы должен хорошо знать основные правила и принципы и следить за их изменениями, происходящими в данной сфере труда.

Литература

1. Инструкция по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России. - 2012.

2. Делопроизводство (Организация и технологии ДОУ): Учебник для вузов/Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2018.

3. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. пособие / М.И. Басаков -5-е изд. перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2017.

4. Делопроизводство в системе государственного управления: Учеб-практ. пособие /Е.В. Охотский, А.Ю. Иванова, Н.Н. Шувалова и др., Рос. акад. гос. службы.- М.: РАГС, 2016.

5. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие./А.А. Раздорожный, - М.: ИНФРА-М, 2017. - (Высшее образование)

6. Журнал «Делопроизводство» от 2017 года № 11, 30-34 с.

Информация о работе

Тип: Контрольная работа
Страниц: 24
Год: 2019
900 p.
Не подошла эта работа?

Узнайте стоимость написания
работы по Вашему заданию.
ПОСМОТРЕТЬ ЦЕНЫ
Оформление заявки БЕСПЛАТНО и
ни к чему не обязывает.
Закажите авторскую работу по Вашему заданию!
Контрольная работа
от 100 p.
cрок: от 1 дня
Реферат
от 600 p.
cрок: от 1 дня
Курсовая работа
от 1000 p.
cрок: от 3 дней
Дипломная работа
от 6000 p.
cрок: от 6 дней
Отчет по практике
от 1000 p.
cрок: от 3 дней
Решение задач
от 150 p.
cрок: от 1 дня
Лабораторная работа
от 200 p.
cрок: от 1 дня
Доклад
от 300 p.
cрок: от 2 дней
Заказать работу очень просто!
Вы оформляете заявку
Получаете доступ в лк
Вносите предоплату
Автор пишет работу
Получаете уведомление
о готовности
Вносите доплату
Скачиваете готовую
работу из лк
X
X