«Проверка наличия и уничтожение конфиденциальных документов, дел и носителей информации.»

Конфиденциальные документы, которые не имеют практического значения для организации, и бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Утилизация подобных материалов должна быть полной. Для соблюдения прозрачности процедуры утилизации секретных документов, исключения их подмены, утери, частичного уничтожения с возможностью восстановления необходимо, чтобы принятие решения о выделении документов, процесс подготовки и непосредственно устранение проходили под контролем не одного или нескольких человек, а группы сотрудников компании.

Правила, которые надо соблюдать при ведении конфиденциального делопроизводства

присвоение и снятие грифа конфиденциальности должно осуществляться руководством компании;

обязательная регистрация и учет всех конфиденциальных документов, а также передача их исполнителю под расписку в реестре;

контроль не только документов, содержащих конфиденциальную информацию, но и бумаг с печатями, штампами, бланками, особенно бланков строгой отчетности, содержащих уникальный номер, зарегистрированных установленным способом и имеющих специальный режим использования;