«Анализ рынка автоматизированных систем ДОУ»

Данные обстоятельства обуславливают актуальность выбранной темы.

Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое заключает в себя функции по созданию, хранению и контролю за обращением документов в электронном виде. Основная функция подобных систем состоит в управлении электронной информацией в рамках рабочего процесса организации. Базовая СЗД должна включать в себя управление документами, документооборот, текстовый поиски визуализацию, кроме того оно поддерживает всевозможные форматы хранения и представления информации: от текстовых и трофических до взаимодействия с ауди и видео данными.

Рынок систем электронного документооборота предлагает все больше разнообразных решений для автоматизации делопроизводство и перевода его из бумажного варианта в электронный. Вслед за крупными коммерческими предприятиями и государственными учреждениями за наведение порядка в этой области активно взялись представители среднего и малого бизнеса. Очевидно, что сейчас настало время универсальных, гибких, многофункциональных решений, поэтому так важно разобраться с тем, что сегодня происходит на рынке СЭД и в какую сторону необходимо двигаться всем его участникам: нынешним и будущим.

Объектом выпускной квалификационной работы является автоматизированные системы ДОУ.

Предметом выпускной квалификационной роботы является российский рынок автоматизированных систем ДОУ.

Целью исследования в выпускной квалификационнойработе является изучение особенностей российского рынка автоматизированных систем ДОУ.

Для достижения поставленной цели нужно решить следующие задачи:

- рассмотреть роль и понятие автоматизированных систем ДОУ;

- изучить законодательную базу деятельности службы документационного обеспечения управления;

- проанализировать российский и зарубежный рынок систем электронного документооборота;

- рассмотреть российские системы электронного документообороте.

В процессе решения указанных задач применяются различные методы исследования: анализа научной и исторической литературы, абстрактно-логический, синтеза, обобщения. Методологическую основу нашего исследования составляет научная литературе отечественных авторов, таких как Минаков В. Ф., Макарчук Т. А., Артемьев А. В.

Теоритической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и разработке различных видов информационных систем, М. Кирпичникова, Т.З. Кузнецсвой, В.И. Андреевой, М.В. Кирсанозой, М.В. Стенюкова, М.В. Ватолиной, А.В. Пшенко, З.Ф. Янковской, Н.М. Березиной, Т.В. Сиганозой и других. В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах "Секретарское дело", "Делопроизводство и документооборот предприятия", а также информация и статьи с интернет сайтов.

Цель и задачи, поставленные перед настоящим исследованием определили его структуру. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства», а также контроль за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Также нужно обозначить перечень других понятий, так или иначе связанных с электронным документооборотом.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной подписью (ЭП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Тем самым можно утверждать, что применение электронной подписи обеспечивает юридически значимый документооборот.

Отметим основные принципы, определяющие электронный документооборот [13]:

- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

- единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Существует несколько видов электронного документооборота [18]:

- производственный документооборот;

- управленческий документооборот;

- архивное дело;

- кадровый документооборот;

- бухгалтерский документооборот;

- складской документооборот;

- секретное и конфиденциальное делопроизводство;

- технический и технологический документооборот.

Цели электронного документооборота следующие [13]:

- создание единой базы всей документации в организации;

- структурирование документации согласно утвержденной номенклатуре;

- сокращение риска утери документа;

- повышение исполнительской дисциплины среди сотрудников благодаря возможности получения быстрой отчетности об исполнителе конкретного документа;

- простой и эффективный поиск необходимой документации;

- контроль исполнения согласно резолюциям руководства;

- повышение эффективности работы организации в целом.

Относительно органов государственной власти СЭД способствует достижению следующих целей:

- исключение пересылки значительной части бумажных документов между органами государственной власти;

- сокращение временных затрат на пересылку документов между организациями, территориально удаленными друг от друга;

- сокращение временных затрат на доставку поручений руководителей любого ранга исполнителям;

- сокращение временных затрат на межведомственное согласование проектов постановлений и распоряжений;

- сокращение временных затрат на согласование всех видов внутриведомственных документов; - сокращение времени, затрачиваемого на работу с документами, возможность оперативного получения и рассмотрения документов за пределами рабочего места;

- повышение удобства работы пользователей системы, сокращение времени регистрации, рассмотрения и поиска документов;

- сокращение времени, необходимого на создание отчетов по исполнению документов;

- повышение качества исполнительской дисциплины в организациях за счет получения прозрачной статистики по исполнению документов.

Каждая организация формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Тем не менее, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» [23], часть процессов — регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. — идентифицирует как процессы управления документами. Такие процессы будут общими практически для любой организации.

Обобщенные требования к СЭД включают в себя в первую очередь:

- регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;

- возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов;

- жесткость бизнес-процессов и, в то же время, возможность строить их «на лету» и в произвольной форме;

- обмен документами между территориально распределенными подразделениями;

- рубрикацию, категоризацию и классификацию документов;

- поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка;

- учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении;

- формирование отчетности;

- управление правами доступа;

- применение электронно-цифровой подписи;

- удаленный доступ к системе, работа с мобильных устройств.