«Электронный документооборот»

1. Работы по документоведению, делопроизводству и архивному делу. К данной группе можно отнести монографию В.Ф. Янковой , статью Н. Храмцовской , учебное пособие А.Н. Голикова , Е.В. Алексеевой . Данные работы предоставляют общую характеристику организации делопроизводства, документооборота, оперативного и архивного хранения документов. Однако авторы рассматриваемых работ, не дают детальной характеристики электронному документообороту и средствам его реализации.

2. Работы, посвященные анализу электронного документооборота . Авторы данных работ уделяют незначительное внимание сравнительным характеристикам систем электронного документооборота.

Степень изученности темы: таким образом, вопросы использования систем электронного документооборота изучены недостаточно.

Объект исследования: электронный документооборот.

Предмет: системы электронного документооборота.

Цель: изучить, описать и проанализировать системы электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

- выявить и проанализировать значение электронного документооборота для эффективного управления организациями и проблемы его внедрения;

- изучить, описать и проанализировать понятие, цели, структуру систем электронного документооборота.

Исходя из поставленной цели и задач в работе использованы следующие методы: общенаучные (анализ, синтез, сравнение, описание, классификация), а также метод изучения нормативных документов.

Структура работы строится в соответствии с поставленной целью и задачами и содержит введение, основную часть, заключение, список использованных источников и литературы.

Работа с документами, их организация – это, пожалуй, основная задача электронного документооборота. В этих системах выполнен утвержденный допуск к данным, контроль над вносимыми корректировками в данных, и кто их сделал.

Принято выделять 3 главных потока документов: внутренние, исходящие и входящие.

Главная функция делопроизводства заключается в приеме, обрабатывание входящей информации, ее регистрации, сортировки, сохранения, переадресации и т.д. Эти функции можно осуществлять с помощью персональных компьютеров, это будет называться безбумажным делопроизводством.

В безбумажном делопроизводстве деятельность компании подразумевает совместную деятельность сотрудников над работами по общим задачам и целям, с помощью персональных компьютеров. Для таких задач есть готовые решения, которые постоянно обновляются и дополняются, корпорацией Майкрасофт. С использование интернета для отправки электронной почты дает возможности моментально отправлять и получать данные между пользователями, тратя на это буквально секунды времени. При этом хранение, поиск, обработка, архивация документов в значительной мере упрощается.

С каждым днем корпорации в сфере ит-технологий вкладывают немалые суммы для решения задач для упрощения систем документооборота, распознавание текстов с помощью специального оборудования уже обычные дело, а в ближайшее время нас ждут инновации в структуре ввода теста с помощью голоса.

В настоящее время, в связи с интенсивным развитием и повсеместным распространением современных информационных технологий особое значение приобретает вопрос анализа и уточнения содержания термина «электронный документ».

Кроме того, необходимо отметить, что на современном этапе в научной среде документоведов, архивистов, источниковедов, специалистов по информационным технологиям не сформирован единый универсальный подход к толкованию понятия «документ», что обуславливает трудности, связанные с формулированием определения электронного документа.

Так, в нашей стране закрепление понятия «электронный» документ в нормативно-правовых и методических документах представляет собой достаточно длительный и сложный процесс.

Первые попытки формирования правовой базы для электронных документов можно отнести к 1970-м годам, так как в данный период был принят ряд ведомственных организационно-распорядительных документов, содержащих информацию о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

В 1981 году были изданы «Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники», в рамках которых подразумевалось, что документы на машинном носителе используется без осуществления преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при осуществлении процесса передачи информации на предприятия, учреждения и организации либо для обмена информацией между ними .

Кроме того, в сентябре 1986 года были приняты «Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84» (РД 50-613-86), исходя из которых к документам на машинном носителе были отнесены: магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски, а также перфокарты и перфоленты .

В ГСДОУ также упоминается определение термина машиночитаемый документ, который трактуется как документ пригодный для осуществления автоматического считывания содержащейся в нем информации, в качестве основных носителей которой выступают: перфокарты, перфоленты и магнитные ленты .

В настоящее время понятие электронного документа закреплено Федеральным законом «Об электронной подписи» . В рамках данного нормативного акта под электронным документом понимается информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью.