«Организация комплектования и экспертиза ценности документов в архиве»

Целью представленного исследования является изучение опыта работы в данном направлении архивов Российской Федерации.

Взаимоотношения с организациями, являющимися источниками комплектования архива, имеют свои трудности, решение которых зависит от сотрудничества с организациями, понимания важности сохранения документов руководителями организации, профессионализма сотрудников государственных архивов, внедрения инновационных технологий в организацию комплектования архива.

Постоянное развитие общества влияет на архивоведение в целом и на комплектование в частности. Это позволяет говорить о том, что изменения позволяют решить часть проблем, но и порождает новые вопросы. Основная задача архивистов в этом направлении состоит в требовании комплексного соблюдения норм делопроизводства и архивного хранения в ведомствах, чтобы в государственные архивы поступила на хранение полноценная источниковая база для будущих поколений.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Вопросы комплектования государственных и муниципальных архивов на современном этапе регламентируются рядом нормативных актов, в первую очередь - федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов закон называет органы власти, организации и граждан, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие постоянному хранению. В 2012 году Всероссийский институт документоведения и архивоведения подготовил документ методического характера - «Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов», где представлены рекомендации по формированию списков источников комплектования. Документ, несомненно, облегчает работу архивов, предлагая классификационную схему построения списка организаций - источников комплектования, включающую разделы, выделенные по функциональному признаку:

1. Государственная власть в Российской Федерации, государственная власть в субъекте Российской Федерации, местное самоуправление;

2. Судебная власть Российской Федерации (Суд. Прокуратура. Защита прав человека) и т.д.

Документы АФ РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, а также находящиеся в частной собственности, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела. Документы, переданные по такому договору в государственный или муниципальный архив и включенные в состав Архивного фонда страны, возврату в организацию не подлежат. На практике сложился и другой вариант – хранение документов по депозитарному договору, когда право собственности на документы остается за организацией, а архив хранит документы в течение срока, указанного в договоре, за определенную плату. Такое делегирование организациями функций по хранению документов получило название архивного аутсорсинга.