«Применение информационныех технологий в информационно-документационном обеспечении управления»

Стремительный рост документального потока, внедрение информационных технологий при работе с документооборотом, применение электронных носителей приводит к выводу о необходимости совершенствования управления документированной информацией.

Информационные технологии, приспосабливаемые к разным условиям работы в управлении, повышают эффективность службы документационного обеспечения управления в организации. С переходом на компьютерные технологии обработки документов эффективность и уровень управления документацией значительно увеличивается. Повышается скорость создания, оформления документов и качество.

Применение информационных технологий в управлении документацией обеспечивает безопасное хранение документов. 

В своей статье Л.Н. Варламов рассказывает о необходимости информационных технологий в документационном обеспечение управления: «Управленческая информация фиксируется в документах. Документ, как носитель информации, является информационным ресурсом, управление которым возложено на специалистов-документоведов, призванных организовать технологический процесс документирования и работу с документами, в том числе и с использованием современных информационных технологий. На современном этапе уже ни у кого не-вызывает сомнений необходимость внедрения информационных технологий в процессы управления и прежде всего в сферу документационного обеспечения управления, как в одну из важнейших составляющих этих процессов. Говоря о внедрении информационных технологий в сферу документационного обеспечения управления, как правило, подразумевается проектирование и внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения управления с множеством вариантов встроенных и прилагаемых модулей».

На сегодняшний день в стране быстрыми темпами внедряются информационные технологии в документационное обеспечение управления. Информационные технологи стали одним из основных инструментов ведения управленческой документации. Традиционные носители информации ушли на второй план, вместо них появляются электронные документы.

Уровень, организованность работы с документами определяется оперативностью перемещения, исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. Из этого следует, что любая организация, стремящаяся к успеху, должна иметь четко организованный документооборот. В связи с этим необходимо придавать особое значение вопросам его рационализации, учитывая возрастающую роль информационных технологий в сфере делопроизводства.

Использование информационных технологий одна из причин влияния научно-технического прогресса на общество. Информационные технологии играют важную роль в усовершенствовании деятельности организации, большое внимание уделяется в сфере управления. Основной функцией управления выступает информационно-документационное обслуживание. С использованием информационных технологий кардинально меняется стратегия управления, меняются требования к специалистам, которые занимают управленческую должность.

Для того, чтобы адаптироваться к современным условиям, внедряют новые компьютерные технологии. Они улучшают работу службы документационного обеспечения управления и повышают уровень результативности работы с документами. Этим и обусловлена актуальность темы.

Цель данной работы - изучение процессов применения информационных технологий в информационно-документационном управлении, выявление основных проблем, возникающих при использовании информационных технологий.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы применения информационных технологий;

- раскрыть сущность основных терминов, используемых в информационно-документационном обеспечении управления;

- выявить преимущества и недостатки электронного документооборота, рассмотреть законодательные акты, затрагивающие электронный документооборот;

- рассмотреть использование информационных технологий в информационно-документационном управлении научно-исследовательского и проектного института;

- рассмотреть специфику в применении информационных технологий в информационно-документационном управлении научно-исследовательского и проектного института;

- выявить эффективность применения информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления института;

- предложить рекомендации для повышения эффективности применения информационных технологий в информационно-документационном управлении института.

Объектом изучения выпускной квалификационной работы являются информационные технологии в информационно-документационном обеспечении.

Предметом изучения работы является применение информационных технологий в информационно-документационном обеспечении.

Список литературы состоит из нормативно-правовых актов, регулирующих информационные технологии в информационно-документационной службе, учебных пособий, периодических изданий и электронных ресурсов, связанных с информационно-документационным обеспечением управления.

Нормативно-правовую базу информационно-документационного обеспечения управлением составляет законодательные акты Российской Федерации, нормативно-методические документы, государственные стандарты, регламентирующие вопросы создания, хранения, обработки документов, процессы применения, внедрения информационных технологий.

Теоретическая основа применения информационных технологий представлена в следующих работах:

- А.В. Ахметова «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле». В данной книге рассматриваются основные информационные технологии в документационном обеспечении управления;

- научные работы М.В. Ларина, О.И. Рыскова. Электронные документы в научных исследованиях, научные исследования ВНИИДАД в области документоведения;

- периодические издания «Управление персоналом», «Секретарское дело», «Кадровое дело», «Секретарь-референт» публикуют статьи по информационно-документационной службе управления;

- блог Н. Храмцовской, ведущего эксперта по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы», раскрывает применение информационных технологий в информационно-документационном обеспечении;

- информационно-правовая система АО «Кодекс»;

- официальный сайт компании «Электронные офисные системы», журнал о системах электронного документооборота (СЭД) «ЕСМ-Joumal» дают новые материалы об электронном документообороте.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы.

Во введении обоснована актуальность темы, определены цели и задачи выпускной квалификационной работы.

В первой главе «Теоретико-методологические основы применения информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления» рассматриваются научные работы в области информационных технологий, используемых в работе с электронными документами; даны определения основным терминам: «информационные технологии», «информационно-документационное обеспечение управления», «управление», «документационное обеспечение управления», «информационное обеспечение управления»; раскрывается взаимосвязь информационных технологий в информационно-документационном обеспечением управления; дается определение термину «электронный документооборот», рассматривается законодательство, регулирующее сферу электронного документооборота.

Во второй главе «Информационные технологии в информационно-документационном управлении научно-исследовательского и проектного института (далее - НИЛИ)»: рассматривается специфика, возможности, предоставляемые информационными технологиями при применении их в информационно-документационном обеспечении управления; использование информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления в НИГТИ; раскрывается эффективность использования информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления; выявлены существующие проблемы при использовании информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления института; предложены рекомендации для повышения эффективности применения информационных технологий в информационно-документационного управления институтом.

В заключении даны основные выводы по теме выпускной квалификационной работы, представлен список использованных источников и литературы.

В приложении представлен конечный продукт выпускной квалификационной работы.

Первая дискуссия об отношении к электронным документам, создаваемым средствами вычислительной техники, состоялась на 5-м Международном конгрессе архивистов (1964 г.). В СССР термин «машиночитаемые документы» появился в 1970-е годы, с развертыванием работы по внедрению автоматизированных систем управления в народное хозяйство.

В отечественной литературе исследования в области документоведения как отдельный вопрос не изучались до 90-х годов XX века. В некоторых работах ведущего научного сотрудника отдела документоведения

Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (далее - ВНИИДАД) А.Н. Соковой можно отметить изучение вопросов развития отечественного управления документацией. В ее статьях вопрос документоведения представлен исходя из зарубежного опыта. Исследования А.Н. Соковой связаны с изучением понятий документационного обеспечения управления, вопросов развития безбумажного управления документами, выполнения концепции развития информационно-документационного обеспечения управления.

Вопросы внедрения информационных технологий в управленческую деятельность впервые были исследованы М.В. Лариным и В.С. Мингалевым. В 90-е годы больше этот вопрос в литературе не рассматривался.

Массовое применение информационных технологий в управленческой документации привело к углубленному изучению данного вопроса. На развитие документоведения большое влияние стали оказывать специалисты по информационному обеспечению автоматизированных систем управления.

Специалисты в области вычислительной техники В.А. Гадасин и В.А. Конявский вели исследовательские работы в сфере информационных технологий, используемых в информационно-документационном обеспечении управления.

Рост технических возможностей, значение и масштабы информационной деятельности в нашей стране и за рубежом привели к использованию новых информационных технологий для документационного обеспечения управленческой деятельности.

В развитых зарубежных странах, живущих полностью в информационном обществе, вопрос о применение информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления исследуется должным образом. Разработан Европейский стандарт MoReq.