«Требования к организации конфиденциального делопроизводства в учреждении»

Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Безопасность ценной документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, в том числе стихийных бедствий, а также пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, в результате чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение. Документируемая информация, используемая и в управлении предприятием, организацией, банком, компанией или другой структурой, является его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность, его интеллектуальной собственностью.

Ценность информации может быть стоимостной категорией, характеризующей конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса, например, учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность информации может также отражать ее перспективное научное, техническое или технологическое значение.

Целью данной работы является комплексное изучение и анализ требований к организации конфиденциального делопроизводства.

Для этого необходимо решить следующие задачи:

1. Дать определение понятию «конфиденциальные документы»;

2. Определить правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства;

3. Показать правила и приемы работы с конфиденциальными документами;

4. Доказать значимость учета конфиденциальных документов.

Объект исследования – работа секретаря с документами.

Предмет исследования – правила организации конфиденциального делопроизводства.

Работа имеет традиционную структуру и состоит из введения, глав основной части, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.

Нормы регулирования отношений, возникающих при обращении с конфиденциальной информации, содержатся также в Гражданском кодексе РФ. При этом конфиденциальная информация относится в Гражданском кодексе РФ к нематериальным благам (ст.150).

Критерии, по которым сведения относятся к служебной и коммерческой тайне, содержатся в ст.139 Гражданского кодекса РФ.

Кроме того, определение конфиденциальности коммерческой информации содержится в ст.727 Гражданского кодекса РФ.

27 июля 2006 года были приняты два важнейших для сферы защиты информации конфиденциального характера федеральных закона: № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и № 152-ФЗ «О персональных данных». В них даны базовые понятия информации и ее защиты. Такие как «информация», «конфиденциальность информации», «персональные данные» и т.д.

10 января 2002 года Президентом РФ был подписан очень важный закон «Об электронной цифровой подписи», развивающий и конкретизирующий положения приведенного выше закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Основными в области безопасности конфиденциальной информации также являются законы РФ:

- «О государственной тайне» от 22 июля 2004 г.;

- «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 (он содержит в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, режим коммерческой тайны, разглашение информации, составляющую коммерческую тайну);

- «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;

- «Об утверждении Перечня сведении, которые не могут составлять коммерческую тайну».

Стандарт, закрепляющий основные термины и определения в области защиты информации - ГОСТ Р 50922-96 (29).

Но в нашей стране не имеется нормативного правового акта, который бы устанавливал единый порядок учета, хранения, использования документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Из локальных актов стоит выделить:

- Приказ об утверждении и введении в действие нормативных актов по защите информации;

- Положение о персональных данных СФУ;

- Перечень сведений составляющих конфиденциальную информацию СФУ.

Основой формализации и обеспечения безопасности бизнес-процессов любой организации является система документационного обеспечения, предусматривающая защиту конфиденциальной информации и обеспечивающая не посягательство на информационные и интеллектуальные ее ресурсы. Обеспечение конфиденциального делопроизводства предполагает соблюдение требований нормативно-правовой базы по защите информации, в частности ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 149 от 27.07.2006 г.), федеральный закон РФ «О коммерческой тайне» (№ 98-ФЗ от 29.07.2014 г.), ФЗ «О государственной тайне» (№ 5485-1 от 21.07.1993 г.), указ президента РФ «О стратегии национальной безопасности до 2020 г.» (№ 537 от 12.05.2019 г.), приказ Росархива «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (№ 44 от 11.04.2018 г.) и др.

На этой основе разрабатываются локальные нормативно-правовые акты организации по обеспечению защиту информации. К внутренним документам, устанавливающим требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве, в том числе обеспечения ее сохранности и конфиденциальности, являются:

- инструкция по конфиденциальному делопроизводству ;

- инструкция по организации делопроизводства;

- инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в компании;

- договор между руководством компании и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации;

- должностные инструкции сотрудников, имеющих доступ к конфиденциальной информации;

- положения о структурных подразделениях, в функции которых входят работы с конфиденциальной информацией.

Обеспечение конфиденциальности информации предполагает ограничение доступа к информации, а также соблюдение требований не разглашения ее третьим лицам без согласия ее обладателя. Система конфиденциального делопроизводства обеспечивает соблюдение требований к конфиденциальной информации при условии выполнения ряда требований, определенных в нормативно-правовой базе . Отличительной особенностью создания и оформления конфиденциальных документов является определение степени их конфиденциальности и проставление грифа ограничения доступа (отметки конфиденциальности) на документе . Локальные нормативные акты по организации делопроизводства разрабатываются с целью обеспечения эффективности работы с документами на основе правовой и методической регламентации подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив.