«Документооборот»

4. Секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства/ часто стремятся повысить свою квалификацию.

5. Возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения.

Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и \"десять тысяч одних курьеров\" определяли \"лицо\" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Существует множество причин перевода существующей информации в электронный вид. Сейчас стоимость хранения информации в файлах на персональном компьютере, файл-сервере, диске, дискете, флеш накопителе дешевле, чем на бумажном носителе. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того современные компьютеры позволяет хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, аудио и видео записи и т.д.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - компьютер, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД).

Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом ин-формации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Современные системы управления базами данных обеспечивают:

 развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в графическом или текстовом режиме;

 набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;

 средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создавать собственные приложения.

В качестве платформы для разработки информационной системы электронного документооборота был выбран MS Access 2003. MS Access представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных.

MS Access может работать в качестве:

 автономной СУБД для настольных систем;

 СУБД для файлового сервера;

 как интерфейсный клиент для связи с серверными СУБД масштаба предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб - страниц, в которых автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью можно создавать приложения баз данных, например приложения клиент/сервер.

Access является идеальным решением по автоматизации данной предметной области. Здесь нет необходимости в создании клиент/серверного приложения, хотя Access предоставляет такую возможность. Нет необходимости в применении таких крупных СУБД как, например, Microsoft SQL Server. В будущем предприятие планирует использовать в качестве основной СУБД SQL Server, и даже в этом случае мы не проигрываем, поскольку Access позволяет с легкостью преобразовать базу данных созданную в MS Access 2003 в формат SQL Server. Также планируется расширить систему за счет присоединения модулей, автоматизирующих предметные области, которые на данный момент не автоматизированы.

Данная система предназначена для организации эффективного документооборота в организации, оперативного поиска документов по архиву, быстрой регистрации, как входящей, так и исходящей документации, как следствие снижение объёмов бумажного документооборота.

Автоматизированная система электронного документооборота позволит избавить сотрудников от рутинной работы с бумажными носителями информации, которые как показывает практика, занимают огромные пространства и недолговечны.