«Виды документов, их развитие в современных условиях»

В ХХ веке начинают появляться системы документации, то есть, совокупности документов, взаимосвязанные по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности и требований к их оформлению. Системы документации закрепляются в стандартах, в которых для каждой системы документации определялись свои требования документирования и работы с документами.

С началом развития и использования новых информационных технологий в документировании и обработке документов возникает проблема унификации документированной, прежде всего, управленческой информации, для удобства её обработки на ЭВМ. Документирование и обработка документов с использованием новых информационных технологий обусловили создание стандартных формализованных языков описания данных в документах, - классификаторов.

Бурное развитие материальных носителей для документирования, самих способов документирования обуславливает в настоящее «революцию» в процессах документирования. Постепенно уходят в прошлое документы на бумажном носителе, они заменяются «электронными» документами, создаваемыми при помощи компьютерных средств. «Электронные» документы не характеризуются свойством статичности. С момента своего создания, документированная информация в них может постоянно меняться в процессе обработки. Да и сам материальный носитель теряет свойство фиксированности. Особенно, это относится к «сетевым» документам, то есть, документам, размещённым в глобальных и корпоративных локальных сетях.

Именно, сетевые технологии позволяют создать то, о чём мечтал основатель документоведения, - Поль Оте, - единое информационное пространство глобального уровня, в котором каждый пользователь может иметь доступ к любой информации, любому документу. Постепенно идёт перевод большинства различных документов (книг, чертежей, диссертаций, патентов и т.д.) в электронную форму и их размещение в глобальных сетях. Такой же процесс осуществляется в каждой организации, как государственной, так и частной.

В связи с «революционными» процессами в создании документированной информации, перед теоретическим документоведением вновь и вновь, встаёт вопрос создания оптимальных классификационных моделей, выявления тенденций развития существующих видов документов, появления новых.

Таким образом, актуальность темы дипломного исследования обусловлена важностью анализа существующих классификационных схем, видов документов и особенностями их развития на современном этапе.

Объект исследования – виды документов и системы документации, как стандартизированные совокупности документов.

Предмет исследования – процессы классификации документов в документоведении, а также процессы развития видов документов.

Хронологические рамки исследования. В рамках дипломного исследования делаются отдельные исторические ссылки, связанные с классификациями документов в различные исторические периоды, но, в целом, так как проблемы классификации документов стали основательно анализироваться с начала ХХ века, то есть, с периода зарождения документоведения, как науки, можно определить хронологические рамки исследования с начала ХХ века и до настоящего момента. Причём наиболее значимый период, - это период разработки стандартизированных систем документации, унифицированных систем документации, классификаторов, создания международных стандартов документирования, то есть, последняя треть ХХ века, и первое десятилетие ХХI века.

Степень изученности темы. Проблемам классификации документов, особенностям их видов посвящено много проблемных статей, книг, диссертаций. Среди работ, посвящённых проблемам классификации можно выделить статьи М.Н. Костомарова. В своих статьях он анализирует проблемы классификации и кодирования документированной информации, стандартизированные языки описания данных. Например, в статье «Классификация документов и документной информации» автор проводит анализ существующих классификаций документов, а также типологию документов по виду информации. В статье «Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных» освещаются методы классификации, описываются существующие классификаторы.

Для выделения критериев классификации документов важен функциональный анализ сущности документа. Такой анализ проводит в своей статье М.П. Ильюшенко. Разновидности существующих документов анализируются в работе О.М. Зусьмана. Системы документирования анализируются в работе М.П. Ильюшенко, Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, а также в отдельной работе М.П. Ильюшенко «Документоведение, документ и системы документации». Надо отметить, что М.П. Ильющенко проводит детальный анализ понятия «система документации» в современном документоведении, при этом проводит анализ существующих в документоведении понятия «документ».

Проблемам классификации документов по критерию материального носителя и способам документирования посвящены работы Н.Н. Кушнаренко. Она в своей книге «Документоведение» проанализировала все виды материальных носителей информации в документе, а также основные способы документирования в процессе их исторического развития.

Электронным документам и проблемам их классификации посвящено довольно значительное число научных публикаций. Содержание понятий «электронные документы» анализируется Г.Г. Ассевым, М.А. Лариным О.Ф. Бойковой и др. Существует ряд классификаций «сетевых электронных документных ресурсов». Анализ этих документных ресурсов проводится в работах Т.А. Бахтуриной, Е.В. Бобровой. Они посвящены как сетевым ресурсам, так и анализу таких понятий как веб-сайт, веб-портал, электронное издание, а также общему анализу электронных документов. Проблеме классификации электронных документов посвящена статья В.И. Тихонова.

История и тенденции же развития материальных носителей информации в документе, способы документирования представлены довольно широко в работах Н.С. Ларькова, В.В. Сапкова, В. Фрадкина.

Нельзя не отметить работы О.И. Рыскова, посвящённые передовому опыту международной стандартизации, метаданным описания документа, требованиям к управленческим документам по зарубежным нормативам. Развитие сетевых ресурсов, сетевых технологий анализируется в работе А.П. Афанасьева.

Это не далеко все значимые работы, связанные с темой дипломного исследования, проанализированные в ходе дипломного исследования. В целом, можно отметить, что в современном документоведении много работ, посвящённых проблемам классификации документов, развитию различных видов документов на современном этапе.

Обзор источников. В процесс6е дипломного исследования были проанализированы законодательные и нормативные акты, регламентирующие документирование и работу с документами, а, значит, связанные с проблемами классификации документов.

В связи с появление такого вида документов, как «электронные» важен анализ Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, связанные с информацией и ее документирования.

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи», устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Системы документации определены в ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Действуют восемь унифицированных систем документации: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации. Были проанализированы ЕСГД и ГСДОУ.

Вышел новый системобразующий стандарт ГОСТ Р ИСО15489-2007 «Система стандартов по информации и библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он является новым стандартом в РФ, в котором данные определения «электронного» документа.

Проведён также анализ международного стандарта ИСО 15489-2001 в аспекте понятия «документ».

Цель исследования заключается в системном анализе существующих классификационных схем документов, критериев классификации, систем документации и выявлении тенденций развития новых видов документов.

Для достижения поставленной цели ставятся задачи:

• на основе понятия и сущности документа проанализировать критерии их классификации, основные виды;

• проанализировать существующие системы документов;

• выделить тенденции развития «электронных» документов;

• выявить тенденции развития комплексов документированной информации в распределённых электронных ресурсах;

• проанализировать основные тенденции развития материальных носителей документов.

Методологической основой исследования явилось учение о классификации, упорядочении и систематизации сложных объектов, а также теории информации, знаковых систем, социальная теория познания.

В ходе исследования применялись общенаучные методы: структурно-функциональный, аналитический, системный, исторический, особо значимые в документоведении методы классификации и моделирования, а также иные частные методы.

Важное значение в исследовании имеет системный метод, как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, то есть, раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нём и сведение их в единую картину.

Метод функционального анализа позволил выявить основные прикладные функции документов для выделения функциональных видов.

Структурно-функциональный анализ позволил исследовать процессы документирования как системы, в которых каждый элемент структуры имеет определённую функцию в управленческой деятельности.

Для достижения задач исследования выбрана следующая структура: введение, три главы, заключение, список источников и литературы.

Во введении определены актуальность темы, цель, задачи и методология исследования.

В первой главе проводится системный анализ существующих классификаций документов. Во второй главе анализируются системы документации в РФ и тенденции их развития. В третьей главе выявляются тенденции развития отдельных видов документов.