«Создание базы данных Access. Ремонт компьютерной техники.»

Задачи курсовой работы:

Выполнить анализ и формализованное описание исследуемой предметной области в данной сфере услуг.

Построить реляционную модель данных и базу данных в соответствии с описанными требованиями к разрабатываемой базе данных.

Разработать интерфейс базы данных, позволяющий реализовать функциональные требования и учитывающий современные принципы построения информационных систем.

Выделены основные бизнес–процессы сервисного центра, далее описаны наиболее важные из них.

Процесс приема оборудования в ремонт проходит следующим образом: заказчик приносит технику в приемный пункт сервисного центра и в процессе общения с инженером по обслуживанию происходит оформление заказа на выполнение ремонтных работ. В заказе указывается информация о клиенте, принятой в ремонт технике, дается краткое описание неисправности технического средства со слов заказчика. После создания заявки клиенту передается документ, свидетельствующий о приеме оборудования в ремонт.

В процессе выполнения ремонтных работ проводится диагностика техники, поиск причины ее неисправности, описывается способ ее устранения и подается заявка ведущему инженеру на необходимые для ремонта детали и расходные материалы. Исходя из сложности и длительности ремонтных работ, а также стоимости запасных частей, формируется стоимость заявки, а также рассчитываются сроки выполнения работ. Все работы выполняются только после согласования с клиентом, если он отказывается от ремонта, то техника возвращается заказчику, а им в свою очередь оплачивается только диагностика.

В документообороте участвуют следующие лица: директор; бухгалтер; ведущий инженер; инженер по обслуживанию; поставщик; клиент.

Документы, использующиеся в документообороте: заявка на поставку комплектующих; счет–фактура; график работы; прайс–лист; заявка на ремонт техники; акт выполненных работ; отчет о выполненных работах и затраченных материалах; заявка на выдачу материалов для ремонта; нормативы сроков выполнения работ и их стоимость; отчет о полученной прибыли от заказов.

Схема документооборота до внедрения ИС в Приложении Б.

Клиент приносит в сервис оборудование, сообщает о проблеме в работе, на основании чего формируется заявка на ремонт. Инженер по обслуживанию принимает технику в работу, проводит диагностику, выявляет необходимые комплектующие и расходники, после чего созванивается с клиентом и согласует условия (стоимость и сроки) ремонта, после утверждения выполняет ремонтные работы. При возврате техники клиенту ему передается акт выполненных работ. Ведущий инженер регулирует работу подчиненных инженеров по обслуживанию, формируя график работ, а также контролируя его выполнение. Те в свою очередь отчитываются перед ним о выполненных работах. Для получения необходимых для ремонта материалов инженер по обслуживанию формирует и передает ведущему инженеру заявку на выдачу материалов для ремонта. Ведущий инженер несет ответственность за своевременное наполнение склада комплектующими и расходниками, для этого он формирует заявку на поставку комплектующих и передает ее поставщику. От поставщика он получает счет–фактуру. Ведущий инженер отчитывается перед бухгалтерией о выполненных работах и затраченных материалах, а та в свою очередь формирует для директора отчет о полученной прибыли от заказов. Директор устанавливает нормативы по срокам выполнения работ и их стоимость, на основании чего ведущий инженер формирует прайс–лист и график работ.

Проблема документооборота заключается в том, что вся автоматизация осуществляется либо средствами Microsoft Office, либо ее вообще нет, и все документы заполняются вручную.

Организация работы в сервисном центре недостаточно эффективна по следующим причинам: – учет заявок и выполненных работ ведется в таблице Excel, это затрудняет поиск информации и усложняет формирование отчетности; – хранение информации в одном файле небезопасно, так как он находится в открытом доступе; – Excel не поддерживает многопользовательский режим, что доставляет неудобство пользователям, им приходится заполнять заявки по очереди;

– отчетность формируется в Microsoft Word, что снижает эффективность и скорость работы сотрудников и ведет к ошибкам. – сотрудники не справляются с учетом возрастающего потока заявок.

Для решения данных проблем рекомендуется разработать информационную систему учета и анализа деятельности сервисного центра по ремонту компьютерной техники «IT Сервис».