«Совершенствование технологий управления и обработки информации в государственной организации»

В АИС осуществляются следующие процессы: ввод информации из внешних или внутренних источников; обработка входной информации и представление ее в удобном виде; вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; обратная связь.

Структура АИС – это совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами: информационное, техническое, программное, организационное обеспечение.

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Техническое обеспечение АИС – это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Программное обеспечение - это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение - это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение АИС - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

ГУПС «Почта России» г. Фрязино - это городской филиал почтовой связи ФГУП «Почта России». Предприятие является государственным унитарным предприятием на праве хозяйственного ведения имуществом. Учредитель предприятия ФГУП «Почта России».

Организационная структура управления является линейно-функциональной. В ней четыре «ветви» вертикального управления. Непосредственно директору подчиняются отдел технологий, отдел управления персоналом, группа международных почтовых сообщений, канцелярия, административно-хозяйственная группа, группа почтовой безопасности, контрольно-ревизионная группа, специалисты: юрист, по связям с общественность, по управлению качеством. Анализ организационной структуры показал, что организационная структура управления филиалом является вполне оптимальной по критериям функциональности, «неизбыточности» управленческого персонала и специалистов.

Большинство бизнес-процессов в филиале нуждаются в автоматизированном решении задач. Наиболее важно создание пункта коллективного доступа на базе отделений почтовой связи для автоматизированного получения сообщений клиентами, а также их отправки через Интернет. Многие из клиентов имеют выход в Интернет, что позволяет создать для этой категории граждан Кибер-почту с автоматизированным решением отдельных задач.

В настоящее время пользоваться базой данных филиала могут только сотрудники филиала. Клиенты не могут получить информацию из БД информационной сети филиала, связанную с их почтовыми сообщениями и, соответственно, отправить свои почтовые сообщения непосредственно через Интернет на ПКД (Кибер - Почта).

В настоящее время уведомления о традиционных почтовых сообщениях доставляются почтальонами. Учитывая тот фактор, что, как минимум треть получателей традиционных почтовых сообщений имеют в г. Фрязино доступ в Интернет (город характеризуется высоким уровнем информатизации в аспекте доступа к Интернет), они смогут получать уведомления о почтовых сообщениях непосредственно на свою электронную почту. Отметим, что при этом освободится от «рутинной» и архаичной работы часть почтальонов отделений связи.

Надо отметить, что многие организации и физические лица смогут отправить налоговую и другую информацию посредством Кибер-почты. При этом уровень защиты электронной почты от несанкционированного доступа гораздо ниже, чем в Кибер-почте. Поэтому можно будет безопасно посылать свои сообщения и получать их. При этом в Кибер-почте должны быть созданы специальные электронные почтовые ящики для каждого клиента.

Все сообщения и уведомления в электронном виде направляются на почтовые электронные ящики клиентам. При этом, клиент сможет оперативно узнать о том, что ему поступило и на находится в отделении связи ценное письмо, бандероль, посылка, почтовый перевод и т.д. Процессы отправки электронных сообщений и уведомлений осуществляются в автоматизированном режиме.

На наш взгляд, в рамках кибер-почты можно ввести и ряд дополнительных платных почтово-информационных услуг по желанию клиентов: поиск и отправка на электронный почтовый ящик информации о прогнозе погоды, последних новостей, прайс-листов, электронных курсов лекций и другой информации. Отметим, что поиск необходимой информации в интернете часто может занимать значительный объём времени у клиентов; рассылка поздравительных сообщений через Интернет по адресным данным, предоставленным организациями, поиск в интернете и отправка по указанным адресам информации, указанной клиентом, распространение в автоматизированном режиме рекламной информации по адресам Кибер-почты ит.д. На платной основе по желанию клиентов на электронные ящики Кибер-почты может доставляться пресса и в электронной форме. По заказам клиентов по кибер-почте могут рассылаться музыкальные произведения, гороскопы, компьютерные игры. Через пункт коллективного доступа через Интернет (Кибер-почта) каждый пользователь сможет получить всю необходимую информацию, связанную с деятельностью почтовых отделений связи: время работы, почтовые индексы городов, отчёт о полученных и отправленным клиентом почтовых сообщениях. Формирование отчётов важно не только для клиентов, но для планово-экономических, финансовых и др. служб филиала. Все отчёты, связанные с деятельность Кибер-почты, а это немалая часть от общего объёма почтовых сообщений, будут формироваться в автоматизированном режиме. Основой для формирования отчётов станут данные об отправленных и полученных электронных уведомлениях.

Предложенное технологическое обеспечение АИС позволит ей нормально функционировать в рамках корпоративной информационной сети филиала.