Контрольная работа
«Основные функции и классификация документов. Правила адресования документов. Служебные записки. Оформление дел.»
- 13 страниц
1. Основные функции и классификация документов. Современные способы и техника создания документов….…
2. Правила адресования документов. Состав реквизита «Адресат» и его зависимость от адресата и вида составляемого документа…
3. Служебные записки: их виды, состав реквизитов и правила оформления…
4. Полное и частичное оформление дел: понятие, назначение и отличительные особенности….…
5. Практическое задание…
Список использованной литературы…
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Выделяют следующие функции документов – общие и специальные. К общим функциям относятся: информационная, социальная, коммуникативная, культурная, воспитательная; к специальным функциям относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.
Адресование документа, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).
От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.
Реквизит «адресат» является одним из важных реквизитов документа. Он характеризует географическое и иерархическое положение документа. Адресат – это получатель документа (в отличие от адресанта – отправителя документа). Данный реквизит указывает, кому предназначена заключенная в документе информация. Обозначение адресата на документе необходимо экспедиционной службе организации для отправки (доставки) корреспонденции по назначению. При получении корреспонденции по адресату служба документационного обеспечения управления определяет правильность вложения и доставки документа по назначению. Грамотное и точное оформление реквизита «адресат» позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому подлежит передать документ на исполнение или рассмотрение.
Оформление дела определяется, как подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
- не проводить систематизацию документов в деле;
- не нумеровать листы дела;
- не составлять заверительные надписи.
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
1. Федеральный закон от 20 февраля 1995г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // СЗ РФ. 1995. № 8. ст. 609.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 8 с.
3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.- 59с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 2-е изд.испр. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.-328 с.
5. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2000. - 176 с.
6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» - М.: Дело, 1999. - 232 с.
| Тема: | «Основные функции и классификация документов. Правила адресования документов. Служебные записки. Оформление дел.» | |
| Раздел: | Делопроизводство | |
| Тип: | Контрольная работа | |
| Страниц: | 13 | |
| Цена: | 400 руб. |
Закажите авторскую работу по вашему заданию.
- Цены ниже рыночных
- Удобный личный кабинет
- Необходимый уровень антиплагиата
- Прямое общение с исполнителем вашей работы
- Бесплатные доработки и консультации
- Минимальные сроки выполнения
Мы уже помогли 24535 студентам
Средний балл наших работ
- 4.89 из 5
написания вашей работы
682 автора
помогают студентам
23 задания
за последние сутки
10 минут
среднее время отклика
Шпаргалка
«Шпаргалка по предмету Организация делопроизводства и Персональный менеджмент»Методические указания
«Программа производственной и преддипломной практик для студентов специальности 080105.65 – финансы и кредит»Дипломная работа
«Объекты авторского права»Курсовая работа
«Формирование и управление товарным ассортиментом в торговой организации»Дипломная работа
«Методика работы с юридическими документами в процессе обучения»