«Документационное обеспечение законодательного органа государственной власти субъекта российской федерации на примере госудаственного собрания - курултая республики башкортостан»

Управлению документооборотом свойственны общие принципы управленческой деятельности, поскольку в нем отражается характер организации, ее структура, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций.

Механизм управления документооборотом может рассматриваться как процесс принятия решений. Так, применительно к управлению на региональном уровне процесс принятия решений состоит из нескольких этапов: анализ входящей информации о возникшей ситуации, выявление проблемы, анализ вариантов ее решения, принятие и выполнение решения, а также мониторинг и оценку результативности принятого решения.

Для принятия решений в сфере управления документооборотом очень важно установление коммуникаций - процесса обмена информацией между двумя и более людьми.

Поэтому целями управления документооборотом являются:

- обеспечение эффективного обмена информацией между объектом и субъектом управления; - совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, для координации их задач и действий;

- регулирование и рационализация информационных потоков. Организация системы документооборота подразумевает управление документами.

В связи с этим заметим, что разграничение понятий «управление документами», «управление документооборотом», «документационное обеспечение управления» является сложным. Законодательно данные понятия не определены.

В 2013 году Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) был создан терминологический словарь по управлению документами. Соответствующая информация размещена на официальном сайте ВНИИДАД, но текст словаря не представлен. Его тираж небольшой, поэтому воспользоваться данной разработкой института нет возможности. Определение ряда терминов и классификация документов представлены в статье одного из разработчиков словаря - В.Ф. Янковой.

Традиционно документ определяется как материальный объект и среда хранения информации или как зафиксированная информация или запись информации.

Интересным для нашего исследования является следующее определение документа:

- концептуальную основу понимания документа составляет единство трех его компонентов: информация с идентификационными реквизитами, носитель документа и материальность фиксации информации;

- документ - это объект, в котором в результате волевых действий человека материально зафиксирована выделенная по цели и назначению информация с реквизитами в определенной форме и формате, позволяющим человеку передавать его во времени и пространстве, однозначно воспринимать и идентифицировать непосредственно или с помощью инструментально-технических (или программно- аппаратных) средств.

Янковой В.Ф. документы классифицируются по следующим основаниям:

- по структуре документа как материального объекта: документная информация; носитель информации, материальный носитель информации;

- по статусу документной информации: документ; официальный документ;

- по виду и форме носителя информации: документ на бумажном носителе (журнал, книга; карточка; лист); кинодокумент; фотодокумент; электронный документ.

Современная система документооборота в органах государственной власти субъектов РФ также представлена понятием «электронного документа». Такой документ создается при помощи программных и аппаратно-технических средств. В нем информация с реквизитами представлена и материально зафиксирована в форме аналоговой записи или в форме цифровой записи на каких-либо электронных носителях.

Таким образом, управление документооборотом не является синонимом управления документами. По смыслу управление документооборотом ближе к документационному обеспечению управления и заключается в управлении всеми возможными перемещениями документов: с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в целях обеспечения информацией процесса принятия управленческих решений. Для управления документооборотом задачи обеспечения подлинности и сохранения контекста документов не являются первоочередными. Поэтому управление документооборотом является информационной системой, а не системой ведения учета документов.

Цель выпускной квалификационной работы - изучить систему документооборота в Государственном собрании - Курултае Республики Башкортостан

Объект исследования - система документооборота в Государственном собрании - Курултае Республики Башкортостан.

Предмет исследования - отношения, возникающие в процессе совершенствования системы документооборота в Государственном собрании - Курултае Республики Башкортостан.

Задачи исследования:

1. Изучить современное регулирование делопроизводства законодательных органов власти субъектов Российской Федерации.

2. Исследовать состояние и особенности документационного обеспечения деятельности Государственного собрания - Курултая Республики Башкортостан.

3. Изучить направления совершенствования системы документационного обеспечения Государственного собрания - Курултая Республики Башкортостан.

Новизна данной ВКР. Высокие темпы развития информационных технологий позволяют говорить о необходимости непрерывного совершенствования электронного документооборота в системе делопроизводства законодательных органов власти субъектов. Данная тематика находит отражение в ВКР, описывая совершенствование документационного обеспечения деятельности законодательного органа власти Республики Башкортостан на основе процессов автоматизации.

Практическая значимость ВКР. Результаты, полученные в ходе исследования, могут быть использованы в законодательных органах власти субъектов для совершенствования документационного обеспечения управления.

Структура выпускной квалификационной работы. Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.

Можно констатировать, что правотворческая политика призвана к прогнозному опережению, ее содержанию внутренне присущи опережающие начала. Импульсы опережения правотворческая политика может получать и реально получает из самых разных источников, от различных инстанций и структур. Наиболее «сильные» импульсы идут от юридической практики, особенно судебной.

Например, характеризуя проект постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами некоторых положений Гражданского кодека Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» (принято 24 марта 2016 года), судья Верховного Суда С. В. Романовский отметил: «Своевременность и актуальность принятия постановления обусловлены тем, что названный Закон вступил в силу с 1 июня 2015 года, а потому некоторые разъяснения, содержащиеся в проекте, опережают еще не сформировавшуюся судебную практику и призваны указать судам и участникам гражданского оборота подходы к правильному применению нового законодательства и предотвратить возможные ошибки».

Речь идет о том, что отдельные пояснения и рекомендации постановления Пленума Верховного Суда от 24 марта 2016 года № 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств» выдвинуты в опережающем ключе до сложившейся судебной практики, носят прогнозный, вероятностный характер. Судам и участникам гражданского оборота предстоит апробировать их, совместно выработать меры, предотвращающие ошибки и несправедливые решения.

Постепенно сформируются приемлемые правила, которые впоследствии преобразуются в законодательные новеллы, оптимизирующие юридическую ответственность за нарушение гражданско-правовых обязательств. Дискуссия о нормативном либо интерпретационном характере актов высших судебных органов продолжается: одни отстаивают полноценное судебное правотворчество, другие выступают за отсутствие в их решениях нормативной правовой основы.

Кризисные явление в российской экономике, усугубленные режимом санкций, обострили дискуссию о формировании основных общественных институтов, создании оптимальной модели государственного управления.