«Анализ составления номенклатуры дел на примере публичного акционерного общества «башинформсвязь»»

Порядок в делопроизводстве предприятия гарантирует успешное прохождение внеплановых проверок вышестоящих органов. Что в дальнейшем облегчает работу предприятия и закрепляет его статус на рынке труда.

Номенклатура дел создана для облегчения работы делопроизводственного процесса. Она так же упрощает работу специально назначенных лиц, ответственных за документальную составляющую организации. Номенклатура дел, как базовая составляющая всей работы организации составляется и разрабатывается с учетом конкретного предприятия. Она учитывает функции, специализацию и особенности всех документов.

Наличие номенклатуры дел является обязательным для нормального функционирования деятельности фирмы. Делопроизводственные процессы i обязательном порядке должны быть регламентированы законодательными документами. Вся нормативная база должна регулярно просматриваться, для того чтобы исключить возможность пользования нерентабельной информацией.

Номенклатура дел систематизирует все документы, которыми владеет организация и накапливает в процессе своей работы. Документы, являющиеся неотъемлемой составляющей организации должны иметь свой срок хранения. Отведенное время для конкретного документа из общего потока документации определяются соответствующими перечнями и закрепляются в номенклатуре дел. Благодаря этому происходит их учет и дальнейшее движение.

Работа посвящена, такому важному и неотъемлемому для любого предприятия документу, как номенклатура дел. В ней рассматривается систематизированный перечень и происходит анализ его разработки.

Актуальность темы. Функционирование и жизненный цикл предприятия напрямую зависит от организации ее деятельности. В составе предприятия имеется большой поток документов, которыми она владеет. Беспорядочное их ведение ставит под угрозу дальнейшее существование организации. Для регулирования документации и предназначена номенклатура дел. Порядок в системе документационного обеспечения организации делает ее конкурентоспособной на рынке, где существуют множество предприятий схожего профиля.

Целью написания данной работы является анализ разработки номенклатуры дел, на примере конкретно взятой организации.

Для достижения указанной цели необходимо решить ряд поставленных задач:

1) рассмотреть основные понятия, относящиеся к выбранной теме и дать их четкие определения;

2) ознакомится с рядом основных нормативно - методических источников по заявленной теме;

3) проанализировать работу по составлению номенклатуры дел конкретной организации; 

4) выявить недочеты в работе организации по интересующему и изучаемому вопросу;

5) предложить пути решения недоработок предприятия и оформить их в надлежавшем порядке.

Объектом исследования является такой документ, как номенклатура дел организации.

Предметом исследования служит определенный порядок разработки документа номенклатуры дел на предприятии и его особенности составления в организации.

В ходе работы были использованы источники, которые носят законодательное закрепление. По представленной теме упор был сделан на документы, которые имеют непосредственное отношение к составлению номенклатуры дел. Такими являются правила, перечни документов, с указанием сроков их хранения, методические рекомендации и документы организации. Также была рассмотрена литература и применены электронные ресурсы по компетенции выбранного вопроса.

Степень изученности проблемы. Вопрос по составлению и разработке номенклатуры дел достаточно неплохо освещен и изучен. Имеется разнообразный пласт информации по данной теме. Утвержден и установлен ряд нормативных источников, в том числе и методического характера. Но любой вопрос, тесно связанный с законодательной базой и документами организации, имеет особенность, периодически изменятся и дополнятся. Этот факт затрудняет ход работы по освещению вопроса. Он требует особого внимания при ссылке на конкретно выбранный источник. Тщательно происходит сортировка обновляемой информации. Многие из рассматриваемых и применяемых ранее источников утратили свою силу и значимость. На сегодняшний день их использование некорректно и ошибочно.

Как было указанно выше, изменяющиеся документы по вопросу составления номенклатуры дел организации были рассмотрены в полном объеме на момент написания выпускной квалификационной работы. Новизна ее и состоит в том, что освещаемый вопрос был рассмотрен с учетом конкретного выбранного настоящего времени. И все законодательные документы, применяемые в работе, были освещены в последнем их изданием.

Практическая значимость. На практике, все результаты работы вполне применимы и адаптированы для организации, которая была выбрана примером. Номенклатура дел, рассматриваемая в работе, в любой ситуации не останется без внимания руководителя документационного отдел. Разработанная номенклатура дел составлена с учетом всех особенностей конкретной организации и может быть реализована ей. Также при необходимости номенклатура может применятся и для предприятия со сходными функциональными и документационными особенностями.

Так же работа может использоваться и применятся для того чтобы подготовить специалистов по профилю документационного обеспечения.

Структура данной работы. Данная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и литературы. Так же работа имеет приложение по освещаемой теме.

В первой главе раскрываются базовые понятия по рассматриваемой теме, дается общее представление о номенклатуре дел и порядке ее составления, указываются закрепленные виды. Также она освещает правовую базу, использованную для разработки систематизированного перечня организации.

Вторая глава полностью посвящена организации, которая была выбрана примером для написания данной работы. Здесь рассматривается исторический аспект самого предприятия вплоть до сегодняшнего времени. Указывается этап становления организации и освещается ее профильный состав. Также анализируется особенность составления номенклатуры дел в самой организации. Учитываются особенности выбранного предприятия. Его функциональный состав, и состав набора документации. 

На основе аналитической работы в третьей главе делаются определенные выводы и вносятся дополнения рекомендательного характера. Выходной продукт по итогам проделанной работы освещается, так же в завершении проделанной работы по выбранной теме.

Для представления о номенклатуре дел необходимо обратиться к источникам, которые дают определения и утверждают их. Так в ГОСТе Р 7.08-2013 говорится о том, что номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указаниями сроков их хранения, который оформлен в установленном в порядке . Из данного термина следует, что необходимо раскрыть еще ряд понятий. Для этого обратимся к методическим рекомендациям, которые определяют дело, как совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения . Для того чтобы дело стало составной частью номенклатуры организации нужно его сформировать. Отсюда рассмотрим следующий термин. Формирование дела — это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация 3 внутри дела .

Основу любой организации составляет весомый объем ее документов. Вся деятельность и процесс работы на предприятии зафиксированы на носителе информации. Документы играют важную роль в предоставлении необходимых сведений для работников конкретной организации и круга лиц, которые нуждаются в ее услугах.

По истечении времени любая, какая бы то ни было информация становится нерентабельной, т.е. утрачивает свое первоначальное функциональное назначение. Такие документы остаются на хранение в организации еще на определенное время. Это делается для того чтобы, при необходимости, за существенно короткое время их можно было найти. В работе предприятия в любой момент может понадобиться использовать документ, который выполнил свою роль и потерял свежесть. Специально для этого такие информационные источники нужно упорядочить и сформировать в дела.

Чтобы верно сгруппировать дело, которым можно с легкостью и без затруднений воспользоваться, необходимо структурировать объемную часть документного потока, которым владеет организация. Для этого документы разделяют на группы, которые имеют разные сроки хранения.

Специализированным справочником, который дает возможность определить, как и в каком порядке будут располагаться документы в деле, является номенклатура дел.

Для наглядности рассмотрим содержательную часть номенклатуры дел. То есть ее примерное оформление или вернее всего то, из чего она состоит. Конкретнее углубимся в графы, которые являются неотъемлемой частью перечня.

Форма номенклатуры дел:

1) индекс дела;

2) заголовок дела;

3) количество дел;

4) срок хранения, № статей по перечню;

5) примечание .

Графа 1: индекс дела - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

По правилам, индекс необходимо присвоить абсолютно каждому делу, которое включается в номенклатуру дел. Он основывается и состоит из набора арабских цифр. Первое - это обозначение структурного подразделения данной, конкретно упоминающей организации или деятельности, на которую она направлена. Второе - это номер дела по порядку в номенклатуре дел в подразделении или в целом в организации.

Индексирование должно быть зафиксировано в обязательном порядке в основных нормативных документах организации. Таковыми являются, например инструкции по делопроизводству или стандарты, которые регулируют делопроизводство предприятия.

Один и тот же индекс может присваиваться и обычно практикуется для обозначения дел с однотипным содержанием. Это происходит в большинстве структурных подразделений.

Такое проставление индекса дел делает проще работу по поиску необходимой документации и упрощает также учет, экспертизу ценности и формирование дел.

Графа 2: заголовок дела - это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела .

Когда составляется заголовок важным правилом, которым необходимо руководствоваться, является то, что оглавление несет четкую информацию о деле. Заголовок должен отражать содержание документов, которые в него входят, а также их состав.

Элементы заголовка:

1) название вида документа;

2) название вида дела;

3) название автора документов дела;

4) название организации, от которой будут получены документы или которой будут адресованы документы;

5) краткое содержание документа;

6) название местности, с которой связано содержание документов дела;

7) даты содержания документов дела.